Come creare numerazioni di fattura differenti configurando più registri IVA

Potrebbe capitare di avere la necessità di gestire numerazioni progressive differenti per le fatture sia in acquisto che in vendita. Questa richiesta potrebbe venire direttamente dal tuo commercialista, ad esempio per la necessità di avere un sezionale separato, oppure tu stesso vorresti che alcune fatture riportino una numerazione differente da altre.

Con Next2020 la gestione di numerazioni differenti è semplificata perché il numero di una fattura corrisponde al protocollo IVA, per cui sarà sufficiente avere registri IVA separati per avere numerazioni differenti.

Anche se Next2020 vene fornito di un set preconfigurato di registri IVA hai la facoltà di modificarli o aggiungerli. In questa guida ti mostro come fare.

Configurazione del programma

Prima di poter emettere o registrare fatture con numerazione differente è necessario configurare il programma Next2020. La configurazione va fatta una sola volta e vale da quel momento in poi per la registrazione di fatture.

I passaggi per la corretta configurazione sono:

• creazione di un nuovo registro IVA (“Registro Fatture con numero diverso“);
• creazione di una nuova causale contabile (“FATTURA2“);
• creazione di una nuova causale di movimento di fatturazione (“FATTURA2“).

I nomi delle causali e dei registri sono solo di esempio

Creazione del nuovo registro IVA

La prima cosa da fare, in Next2020, è creare un nuovo registro IVA per avere una numerazione dedicata a quelle fatture. Clicca sul menù “Contabilità“, poi sul sotto menù “Gestione IVA e Numeratori” e infine sulla voce “Registri IVA e Stampe“.

Nella schermata che si aprirà dovresti vedere l’elenco dei registri IVA già presenti nel tuo programma.

Per aggiungere a questi la voce “Registro Fatture con numero diverso” clicca sul pulsante “Nuovo registro“.

Una volta cliccato sul pulsante “Nuovo registro” si aprirà una schermata in cui inserire le informazioni per la creazione del nuovo registro: in questo caso “Registro Fatture con numero diverso“.

Per prima cosa scegli un numero di codice non utilizzato da altri registri (il numero varia a seconda dei registri che hai creato). Una volta individuato il numero disponibile, o quello scelto diverso dagli altri, inseriscilo nella casella “codice” (1).

Inserisci nella casella “descrizione“ (2) il nome del nuovo registro (in questo caso “Registro Fatture con numero diverso“).

Nella casella “Tipo registro” (3) inserisci come tipo di registro l’opzione “V” (che sta per “Vendite“) oppure “A” (che sta per “Acquisti“).

Le caselle “Data ultima stampa in definitivo” (4) e “Data ultima variazione” (5) verranno aggiornate, in futuro, automaticamente. Questa volta però dovrai correggerle manualmente: la prima con la data dell’ultima liquidazione IVA e la seconda con la data del giorno in cui stai creando il nuovo registro.

Nella casella “Demarcazione num.” (6) puoi inserire, ad esempio, “B ” (che sta per “secondo registro“). Questo ti servirà per distinguere nell’elenco dei movimenti le fatture con numerazione progressiva differente da tutte le altre.

La spunta sulla casella “Uso interno“ (7) serve solo in casi particolari come le autofatture in tutti gli altri casi (di fatture) non va impostata. Ricordati prima di chiudere di cliccare sul pulsante “Salva” (8) per confermare la registrazione delle informazioni appena inserite.

Se hai eseguito correttamente tutti i passaggi, tornando alla schermata precedente dovresti vedere comparire nell’elenco il nuovo registro per la numerazione progressiva differente.

Creazione della nuova causale contabile

Una volta creato il registro IVA per la registrazione di fatture con quella numerazione dovrai creare la nuova causale contabile a cui abbinerai il registro appena creato.

Per far questo clicca sul menù “Archivi” e poi sulla voce “Causali contabilità“.

Nella schermata che si aprirà dovresti vedere l’elenco delle causali contabili già presenti nel tuo programma.  Per aggiungere a questi la voce “Fatture con numero diverso” clicca sul pulsante “Nuovo “.

Una volta cliccato sul pulsante “Nuovo” si aprirà una schermata in cui inserire le informazioni per la creazione della nuova causale contabile: in questo caso “Registro Fatture con numero diverso“.

Il numero di codice verrà assegnato automaticamente dal programma in maniera progressiva con un numero superiore a quelli già presenti.

Inserisci nella casella “descrizione” (1) il nome della nuova causale contabile (in questo caso “Fatture con numero diverso“).

Dal menù “Tipo IVA” (2) scegli la voce corrispondente al tipo di movimento che stai creando. Ad esempio se stai creando una causale contabile da associare ad un nuovo registro IVA per le vendite dovrai scegliere “Registro Vendite V“. Invece nel caso che tu stia creando una causale contabile da associare di un nuovo registro IVA per gli acquisti dovrai scegliere “Registro Acquisti A“.

Nel menù “Tipo Movimento Contabile” (3) scegli la voce corrispondente al tipo di movimento che stai creando. “Fattura di vendita” se si tratta di una causale contabile da associare ad un nuovo registro IVA per le vendite. Mentre in caso di causale contabile da associare di un nuovo registro IVA per gli acquisti dovrai scegliere “Fattura di acquisto“.

Sotto la sezione “Registri IVA collegati“, nel menù “Codice registro IVA Primario“ (4) scegli il registro creato nel punto precedente (in questo caso “Registro Fatture con numero diverso“).

Ricordati prima di chiudere di fare un clic sul pulsante “Salva” (5) per confermare la registrazione delle informazioni appena inserite.

Se hai eseguito correttamente tutti i passaggi, tornando alla schermata precedente dovresti vedere comparire nell’elenco la nuova causale per le fatture con numerazione progressiva differente. A questo punto puoi semplicemente cliccare sul pulsante “Esci” per tornare alla schermata principale del programma.

Creazione della nuova causale di movimento

Una volta creata la causale contabile, per la registrazione delle fatture con numerazione progressiva differente, dovrai creare la nuova causale di movimento a cui abbinerai il registro IVA per queste fatture e la causale contabile appena creata. Per facilitarti in questo passaggio ti propongo di clonare e modificare la causale di movimento per una fattura di vendita o di acquisto già presente.

Per far questo clicca sul menù “Impostazioni” poi sulla voce “Configurazione Causali“.

Nella schermata che si aprirà dovresti vedere l’elenco delle causali di movimento già presenti nel tuo programma.

“Fattura di vendita” se si tratta di una causale contabile da associare ad un nuovo registro IVA per le vendite. Mentre in caso di causale contabile da associare di un nuovo registro IVA per gli acquisti dovrai scegliere “Fattura di acquisto”

Per creare la nuova causale scegli la causale di una fattura di vendita o di acquisto facendo doppio clic su di essa oppure un clic e poi uno sul pulsante “Modifica“. Ricorda di scegliere una causale relativa a fatture di vendita nel caso tu voglia avere numerazioni differenti per fatture emesse o di acquisto nel caso tu voglia avere numerazioni differenti per quelle ricevute. Ma non clonare una bolla o un’altra causale. Questo perché altrimenti ci sarebbero più cambiamenti da fare rispetto a quelli che indico in questa guida.

Nella schermata che si aprirà, della configurazione della causale scelta, clicca su “Duplica” per creare un clone di questa causale di movimento.

Tornando alla schermata precedente troverai a questo punto, nel tuo elenco, due causali con lo stesso nome ma con codice diverso. Fai doppio clic su quella nuova (avrà un codice con numero più alto) oppure fai un clic su di essa e poi uno sul pulsante “Modifica“.

Ad esempio, se ho duplicato la causale “Fattura”, ora dovrebbero comparire due causali chiamate “Fattura”. Una riporta il codice 07 e l’altro il codice 08. Fai doppio clic su quella con il codice 08 oppure fai un clic su di essa e poi uno sul pulsante “Modifica“.

Nella schermata che si aprirà troverai un clone perfetto della causale scelta. Per modificarla, in una causale di movimento per autofatture, dovrai cambiare alcuni punti e poi salvare le modifiche per rendere effettiva la creazione della causale:

• La prima cosa da variare è la casella “descrizione“ in cui dovrai inserire una descrizione per dare il nome alla nuova causale. Ad esempio in questo caso “Registro Fatture con numero diverso” (1);
• Nella sezione “Tipologia documenti” il selettore non dovrebbe cambiare tranne nel caso di causale per le autofatture in cui dovresti cambiare da “Fattura di vendita” (2) a “Autofattura” (3);
• Nella sezione “Causale di magazzino” scegli la voce “Nessun movimento” (4)  se si tratta di autofattura o “Scarico a cliente quantità e valore” se si tratta di una fattura di vendita;
• Sotto la sezione “Causali contabili“:
  • dal menù “Causale di contabilità primaria” (5) seleziona la causale contabile creata nei passaggi precedente (Fatture con numero diverso);
  • dal menù “Registro IVA“ (6) seleziona il registro IVA che corrisponde al registro autofatture creato nei passaggi precedenti (Registro Fatture con numero diverso).
• L’ultima cosa da variare è quella di togliere tutte le spunte dalla sezione “Parametri addizionali“ (7).

Ricordati di cliccare sul pulsante “Salva” per conservare tutte le modifiche effettuate.

Nota bene: anche se nella schermata di configurazione della causale di movimento c’è solo il codice del registro IVA, in realtà esso compare nel menù a tendina a lato del nome del registro (chiamato, appunto, “Autofattura”). Quindi non dovrai ricordare il numero a memoria per inserirlo.

Come dicevo all’inizio di questo punto, potresti anche creare una nuova causale di movimento, ma è un’operazione molto più lunga e complessa piuttosto che modificare una causale già esistente e cambiare qualche parametro.