Come spostare in CLOUD l’archivio documentale di NextLogic

All’interno di NextLogic c’è un programma che ti permette di archiviare files esterni, come documenti e contratti, allegandoli ad esempio ad un cliente, fornitore o conto. Questo strumento è molto utile perché ti permette di centralizzare la gestione delle tue attività in NextLogic senza dover usare programmi esterni per attività come conservare un documento relativo alla privacy, l’accettazione di un preventivo o più in generale un documento per clienti, fornitori e conti presenti nel programma.

Solitamente questi documenti sono in formato PDF e risiedono in una cartella del programma o in un archivio condiviso all’interno della tua azienda. Potrebbero essere su un NAS, un disco esterno o semplicemente in una cartella del tuo computer condivisa con gli altri computer presenti nella tua azienda.

Ma se usi la versione di NextLogic con i dati in CLOUD molto probabilmente avrai la necessità di accedere a quei documenti anche da remoto, da casa, dal mare o ovunque intendi lavorare all’esterno della tua azienda.

La conservazione e la relative accessibilità di quei documenti attraverso internet può comportare dei costi aggiuntivi. Per questo motivo al momento non abbiamo un servizio per questa esigenza. Ciò nonostante abbiamo pensato una soluzione gratuita che ti permette di risolvere il problema, non in maniera definitiva, ma con un certo grado di margine.

La soluzione che ti proponiamo consiste nell’attivare un account con Google che concede gratuitamente fino a 15GB di spazio in CLOUD. Questo spazio può essere sufficiente per la normale archiviazione dei documenti in NextLogic anche per molti anni. Tutto dipende dall’uso che se ne fa. Tra alcuni nostri clienti c’è chi usa il programma anche da più di 20 anni e non ha ancora superato quella quantità di spazio.

Per cui riteniamo sia una soluzione più che valida per ottenere l’archivio documentale anche in mobilità. Sarà nostra premura aggiornare questa guida non appena aggiungeremo soluzioni o servizi specifici.

Detto questo in questa guida ti spiego i semplici passaggi da effettuare per ottenere e usare lo spazio in CLOUD gratuito messo a disposizione da Google.

Creazione di un nuovo account su Google

Sarà molto importare creare un account apposito per la conservazione dei documenti presenti nell’archivio di NextLogic per ottenere il massimo spazio disponibile gratuito: 15GB. Per cui anche se molto probabilmente avrai già un account di Google ti suggerisco di crearne uno nuovo da utilizzare solo per questo scopo.

Utilizzando il tuo browser preferito accedi alla pagina google.it. Se hai già un account Google probabilmente sarai già autenticato con quell’utente. Se così fosse in alto a destra vedrai un pulsante rotondo con la tua immagine o quella che hai scelto per il tuo account. Fai clic su quell’immagine. Se invece non sei collegato con il tuo utente vedrai il pulsante “Accedi” sul quale dovrai fare clic.

Se già collegato con il tuo utente dopo aver cliccato sull’immagine del tuo account dovrai fare clic sul pulsante “Aggiungi un altro account“.

La pagina che verrà mostrata subito dopo ti darà la possibilità di accedere o creare un nuovo account. In questo caso devi cliccare su “Crea un account“.

Anche se materialmente stai creando un nuovo account Google per la tua azienda ti consiglio, per semplicità, di scegliere tra le opzioni “Per me“. Questo ti permetterà di creare l’account con meno passaggi.

Nella pagina successiva dovrai inserire alcuni dati per procedere con la creazione dell’account. Il nome (1), il cognome (2), un nome utente scelto (3), una password (4) e la sua conferma (5). A questo punto puoi cliccare sul pulsante “Avanti” (6).

Il nome utente che inserirai sarà proprio l’utente Google che ti servirà per utilizzare lo spazio in CLOUD gratuito. Ti consiglio di usare parte del nome della tua azienda e in parte la parola NextLogic per crearlo. Ad esempio se la tua azienda si chiama Ditta Rossi potresti usare come nome utente “ditta.rossi.nextlogic@gmail.com“.

Nel passaggio successivo dovrai fornire un numero di telefono valido (1), un indirizzo email di recupero (2), la data di nascita (3) e il genere (4). Queste informazioni dovrebbero essere vere perché ti serviranno per poter recuperare la password in futuro.

Una volta inseriti tutti i dati validi puoi cliccare sul pulsante “Avanti” (6).

Nel passaggio successivo ti verrà richiesto come vuoi personalizzare il tuo nuovo account. Trattandosi di un account di “servizio” ti consiglio di scegliere l’opzione 1 e cliccare sul pulsante “Avanti“. In ogni caso se lo vorrai potrai modificare le personalizzazioni in qualsiasi momento.

Nella pagina successiva verranno mostrate le informazioni relative alla privacy e più in generale come Google utilizza i dati. Per velocizzare i passaggi puoi saltare questa parte scorrendo verso il basso la pagina e cliccando sul pulsante “Avanti“.

Il passaggio successivo serve a confermare l’accettazione delle condizioni di utilizzo. Ancora una volta ti consiglio, per velocizzare i passaggi, di saltare questa parte scorrendo verso il basso la pagina e di cliccare sul pulsante “Accetto“.

A conferma dell’avvenuta creazione del nuovo utente Google visualizzerai una pagina di benvenuto.

Installazione dell’applicazione “Drive” per usare lo spazio in CLOUD

Ora che hai creato il tuo nuovo account Google puoi usare lo spazio messo a disposizione gratuitamente nel CLOUD. Il servizio messo a disposizione da Google si chiama “Drive“. Per utilizzarlo dal tuo computer come se fosse un disco collegato bisognerà installare l’applicazione “Drive per desktop” scaricandola da questo link https://dl.google.com/drive-file-stream/GoogleDriveSetup.exe.

Per semplicità non verranno mostrati i passaggi dell’installazione in questa guida perché molto intuitivi. Come qualsiasi installazione dovrai fare doppio clic sul file scaricato e dare le conferme richieste per proseguire.

Alla fine dell’installazione verrà mostrata una finestra per l’accesso a Google Drive. Per accedere ti serviranno le credenziali create nel passaggio precedente. Per proseguire clicca sul pulsante “Accedi con browser“.

Verrà avviata una finestra del tuo browser dove inserire l’indirizzo email dell’account Google appena creato. Una volta inserito clicca sul pulsante “Avanti” per procedere con l’autenticazione.

Subito dopo ti verrà richiesta la password. Inserisci quella scelta in fase di creazione dell’account e clicca sul pulsante “Avanti“.

A conferma dell’avvenuto accesso verrà mostrata una pagina con il messaggio “Operazione riuscita“. Ti sarà sufficiente a questo punto chiudere il browser.

Potrai chiudere anche la finestra, rimasta aperta dietro il browser, con la conferma della fine dell’installazione. Per farlo sarà sufficiente fare un clic sul pulsante “Chiudi“.

Come trovare la lettera dell’unità assegnata dall’applicazione “Drive” allo spazio in CLOUD

Per poter usare lo spazio in CLOUD con NextLogic la prima cosa da fare è scoprire la lettera dell’unità assegnata a quello spazio nel tuo computer. Questo perché l’applicazione “Drive” simula un disco collegato al tuo pc e perché sia visibile nelle risorse disponibili nel computer dovrà avere una lettera esattamente come il disco principale, solitamente “C“.

Per far questo, una volta eseguita l’installazione, fai clic sull’icona che troverai in basso a destra di “Drive per desktop“.

Nella finestra che si aprirà, in basso a destra, fai clic sul pulsante con il simbolo dell’ingranaggio per accedere al menù che ti permette di vedere le preferenze.

Apparirà un menù a discesa nel quale dovrai fare clic sulla voce “Preferenze“.

Nella finestra che si aprirà fai clic sul pulsante con il simbolo dell’ingranaggio per accedere al menù che ti permette di vedere le impostazioni.

La finestra si sposterà nella scheda successiva e al centro mostrerà la lettera dell’unità assegnata per lo spazio in CLOUD.

Come configurare NextLogic per usare lo spazio in CLOUD per l’archivio documentale

Questo ultimo passaggio, al momento, può essere effettuato solo dai nostri tecnici. Non preoccuparti però perché l’intervento di configurazione è incluso nel canone di assistenza per cui sarà sufficiente contattare l’assistenza ai soliti canali, centralino 059375515 oppure per email a assistenza@nextsoftware.it.

Ti chiedo cortesemente di farti trovare pronto con l’applicazione installata. Questo perché il tempo per creare un account e per installare l’applicazione saranno soggette a tariffazione oraria.