Domande più frequenti sulla fatturazione elettronica

In questa pagina puoi trovare le risposte alle domande più frequenti che vengono poste al nostro reparto di assistenza sulla fatturazione elettronica.

Se non trovi la risposta che cercavi, invia una mail all’indirizzo assistenza@nextsoftware.it. Sarò lieto di aggiungere una risposta anche alla tue domande.

Generali

Come faccio ad attivare la fatturazione elettronica?

Per emettere le fatture elettroniche con NextLogic devi acquistare il modulo “Fatturazione elettronica” che ti permette di generare il file XML delle tue normali fatture. Opzionalmente puoi anche attivare il servizio di conservazione con il nostro partner Savino Solution (conservatore certificato AGID) che ti permette di inviare e ricevere le fatture elettroniche direttamente da NextLogic. Per modalità e costi puoi inviare una mail all’indirizzo info@nextsoftware.it.

Come si gestiscono le fatture estere?

Esattamente come le altre fatture. La differenza importante è che, se le fatture elettroniche verso clienti esteri vengono inviate allo SDI, non saranno consegnate al cliente finale in quanto al di fuori del sistema telematico italiano. Per il corretto inserimento di un cliente estero in NextLogic ti invito a seguire la guida Come creare un cliente in NextLogic (se fai clic su questo link vai direttamente alla sezione In caso di clienti esteri).

Posso inviare fatture elettroniche a clienti che si trovano nello stato di San Marino?

Si perché l’Ufficio Tributario della Repubblica San Marino ha comunicato il codice destinatario a usare nelle fatture elettroniche relative ai rapporti di scambio con i soggetti italiani. Il codice destinatario da inserire nell’anagrafica di NextLogic è 2R4GTO8.

Attenzione però che a differenza delle fatture elettroniche verso soggetti Italiani l’esito dei controlli verrà comunicato nei quattro mesi successivi all’emissione del documento; in caso di scarto della fattura, la cessione sarà soggetta ad imposta e sarà necessario effettuare la nota di variazione. Se si dovesse presentare questo caso ti invitiamo a consultare il tuo consulente fiscale prima di contattare la nostra assistenza in modo tale da sapere esattamente come comportarti.

Come faccio ad indicare i DDT nella fattura elettronica?

Per riportare nella fattura elettronica i riferimenti dei DDT a cui è riferita è sufficiente che la fattura sia stata generata a partire dai DDT. Quindi trasformando uno o più DDT in fattura, oppure usando la funzione “Fatturazione riepilogativa“, il programma inserirà automaticamente sia il numero che la data del o dei DDT.

Ho dimenticato di inserire alcuni DDT in fattura come posso correggere la cosa?

Se non hai ancora inviato la fattura allo SDI puoi eliminare la fattura, in questo modo i DDT fatturati vengono ripristinati, e procedere con l’emissione completa di tutti i DDT.
Attenzione al numero della fattura: Se la fattura che elimini è l’ultima emessa con NextLogic il numeratore delle fatture viene revisionato automaticamente, ma se non fosse l’ultima devi revisionarlo manualmente prima di rimettere la fattura.

Invio

Quanto tempo ho per inviare una fattura elettronica?

Mentre prima dell’introduzione della fattura elettronica, la fattura immediata andava emessa nel momento dell’operazione (ovvero quando c’è il pagamento di un servizio o la cessione di un bene), ora sono consentiti quindici giorni di tempo per inviare il documento. Non ci sono novità, invece, per quanto riguarda l’emissione della fattura differita. In origine l’obbligo di fatturazione elettronica prevedeva l’invio della fattura allo SDI entro la mezzanotte del giorno di emissione. Successivamente è stata apportata una deroga che permetteva l’invio entro dieci giorni. Al momento sembra che verrà definita quest’ultima versione. Pertanto in NextLogic abbiamo messo un contatore che indica quanti giorni rimangono, per l’invio della fattura, a partire dalla data di emissione per un massimo di dieci giorni.

Posso inviare le fatture elettroniche anche senza la vostra piattaforma Invoice7?

Si è possibile ma il modulo “Fatturazione elettronica” va comunque attivato in quanto serve sia per creare il file XML che per inviarlo. Una volta che il file è creato si può esportarlo e trasmetterlo con altri sistemi. Come ad esempio la PEC o un’altra piattaforma di conservazione.

Posso inviare una fattura elettronica anche a chi è escluso dall’obbligo?

Sì, è possibile farlo, ma non è detto che venga trasmessa dallo SDI al tuo cliente. Nel caso il tuo cliente, escluso dall’obbligo, abbia indicato all’agenzia delle entrate un canale di ricezione per le fatture elettroniche riceverai una notifica di avvenuta consegna. In caso contrario avrai una notifica di mancata consegna. In questi casi, è consigliabile, inviare una copia di cortesia.

Posso inviare una fattura elettronica anche a un privato senza partita IVA?

Assolutamente sì, anzi, è obbligatorio farlo. La fatturazione elettronica prevede l’obbligo e l’emissione di fatture attraverso lo SDI verso pubblica amministrazione, aziende e privati. Nel caso dei privati non è possibile indicare all’agenzia delle entrate un canale di ricezione per le fatture elettroniche. Per cui riceverai una notifica di mancata consegna. Infatti, nel caso di privati, è obbligatorio consegnare una copia di cortesia.

Posso inviare una fattura elettronica anche a un cliente che non mi ha fornito il codice univoco?

Assolutamente sì, anzi, è obbligatorio farlo. La fatturazione elettronica prevede l’obbligo e l’emissione di fatture attraverso lo SDI verso pubblica amministrazione, aziende e privati. Nel caso un cliente non ti abbia fornito il suo codice univoco, e non ha indicato all’agenzia delle entrate un canale di ricezione per le fatture elettroniche, riceverai una notifica di mancata consegna. In questi casi, è consigliabile, inviare una copia di cortesia.

Dove posso trovare la PEC di un cliente?

Il modo più semplice per trovare un indirizzo PEC di un cliente è chiederlo al cliente stesso. In alternativa, dal sito inipec.gov.it, puoi ricercare la PEC di un professionista o di un’impresa indicata al Registro delle Imprese della provincia di appartenenza.

Posso inviare una fattura elettronica anche a un cliente pubblica amministrazione che non mi ha fornito il codice univoco ufficio?

La fatturazione elettronica prevede l’obbligo e l’emissione di fatture attraverso lo SDI verso pubblica amministrazione, aziende e privati, ma al momento non è possibile inviare allo SDI fatture, per la pubblica amministrazione, senza codice univoco ufficio. Un cliente che fa parte della pubblica amministrazione dovrebbe sempre fornire il proprio codice univoco ufficio. Nel caso un cliente PA non ti abbia fornito il suo codice univoco ufficio puoi verificare attraverso il sito indicepa.gov.it se il cliente è censito come pubblica amministrazione. Dallo stesso, se il cliente è censito,  puoi anche recuperare il suo codice univoco ufficio (CUU). Nel caso non dovessi trovare l’azienda censita puoi inserire il valore “999999” al posto del codice univoco ufficio.

Cosa significa la notifica di trasmissione “Non consegnato”?

Semplicemente che lo SDI non è stato in grado di consegnare la fattura nel canale scelto dal cliente. In caso di notifica di mancata consegna la fattura rimane disponibile nel cassetto fiscale del cliente. La normativa prevede che per far si che l’emissione sia valida devi generare la fattura in XML, inviarla allo SDI e ricevere una notifica di consegna o mancata consegna. Quindi ai fini fiscali, in caso di mancata consegna, è tutto regolare. ma da un punto di vista commerciale (soprattutto se il cliente ti deve ancora pagare), è consigliabile, inviare una copia di cortesia. Se vuoi sapere come verificare nel cassetto fiscale le fatture dei tuoi fornitori che potrebbero avere l’esito “non consegnato” puoi seguire la nostra guida Come recuperare le fatture elettroniche dei fornitori che risultano “non consegnate” dal cassetto fiscale.

Se ho una fattura con notifica “NON CONSEGNATO” posso inviarla nuovamente allo SDI?

No! Una fattura con notifica “NON CONSEGNATO” si considera ugualmente emessa ma non consegnata al cliente, pertanto il cliente potrà scaricare la fattura elettronica esclusivamente accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Tu sei tenuto ad informare il cliente sulla messa a disposizione della fattura nel cassetto fiscale.

Ma NON può rinviare una fattura già accettata dallo SDI, anche se non consegnata al cliente, poiché si verificherebbe uno scarto (fattura duplicata).

Cosa significa la notifica di trasmissione “Scartato”?

Significa che la fattura inviata contiene degli errori per cui non può essere accettata dallo SDI. In quasi tutti i casi sono errori formali che possono essere corretti in NextLogic, dopo di chè si genera nuovamente il file XML e lo si invia di nuovo allo SDI rimanendo in attesa dei controlli. Per sapere come gestire correttamente la notifica di scarto ti invito a seguire la guida Gestire le notifiche delle fatture elettroniche (se fai clic su questo link vai direttamente alla sezione Cosa fare in caso di fattura scartata o rifiutata).

Cosa devo fare per correggere una fattura con notifica di trasmissione “Scartato” dovuta all’errore 00324 “IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti“?

Questo errore è dovuto all’introduzione, il 30 luglio 2019,  di nuovi controlli in merito alla corretta compilazione della fattura elettronica da parte dell’Agenzia delle Entrate.  Uno dei controlli introdotti fa si che lo SDI verifichi che la partita iva e il codice fiscale, indicati nella fattura elettronica, siano quelli effettivamente registrati presso l’Agenzia delle Entrate. Potrebbe capitare che partita e codice fiscale non coincidano soprattutto nel caso di ditte individuali e in alcuni casi anche per le altre tipologie di aziende. Per correggere l’errore richiedi al tuo cliente qual è il suo codice fiscale registrato all’Agenzia delle Entrate.  Dopo dovrai modificare il codice fiscale nell’anagrafica del cliente in NextLogic inserendo quello corretto e dovrai inviare nuovamente la fattura al Sistema di Interscambio (entro 5 giorni dalla ricevuta di scarto, puoi utilizzare lo stesso numero e la stessa data). Per sapere come gestire correttamente la notifica di scarto ti invito a seguire la guida Gestire le notifiche delle fatture elettroniche (se fai clic su questo link vai direttamente alla sezione Cosa fare in caso di fattura scartata o rifiutata).

Come faccio a modificare una fattura elettronica già inviata allo SDI?

Una fattura elettronica inviata e non scartata è da considerare emessa e non più modificabile. Se hai sbagliato qualcosa o vuoi rifarla dovrai emettere una nota di variazione (nota d’accredito o nota d’addebito) e successivamente emettere una nuova fattura. Per sapere come gestire correttamente le varie notifiche per le fatture elettroniche ti invito a seguire la guida Gestire le notifiche delle fatture elettroniche .

Come faccio a inserire l’ID del documento nella fattura elettronica?

Se un cliente ti chiede di indicare un identificativo (ID) nella sua fattura lo puoi inserire nel campo o nella colonna “Comm Clie” mentre compili il documento. Se non visualizzi questo campo o colonna puoi abilitarlo nella causale dalla schermata “Configurazione causali“.
Nelle guide Configurazione delle autofatture e Emettere una nota di accredito a cliente puoi vedere un esempio di come accedere alla sezione in cui si configurano le causali di movimento.

 Ricezione

Dove trovo il mio Codice Destinatario (Codice Univoco o Codice SDI)?

Se hai aderito al nostro servizio di conservazione con la piattaforma Invoice7 il tuo codice univoco è LORSIW6 (il secondo carattere è una lettera O). Se utilizzi un servizio di conservazione differente il tuo codice univoco dovrebbe esserti stato fornito al momento dell’attivazione. In alternativa ti consiglio di chiedere al tuo commercialista.

Come faccio a indicare all’Agenzia delle Entrate il mio codice univoco?

Accedendo alla tua area riservata dell’Agenzia delle Entrate (il cassetto fiscale). Nella sezione Fatture&Corrispettivi puoi impostare il codice destinatario dove vuoi ricevere le fatture elettroniche, questo avrà priorità su qualsiasi dato inseriscano in fattura i tuoi fornitori. Probabilmente anche il tuo commercialista ha accesso al cassetto fiscale, quindi in alternativa puoi farlo fare direttamente a lui. Se vuoi sapere come come inserire il tuo codice univoco nel cassetto fiscale puoi seguire la nostra guida Come registrare il proprio codice destinatario nel cassetto fiscale.

Perché una fattura elettronica, correttamente inviata, non viene ricevuta dal mio cliente?

Quando invii una fattura elettronica al tuo cliente e non vi è uno scarto da parte del sistema d’interscambio (SDI), la fattura si considera regolarmente trasmessa e viene sempre depositata nel cassetto fiscale del cliente. Se, nell’invio della fattura, non hai specificato il recapito telematico (Codice Destinatario oppure Pec) oppure se il tuo cliente ha non ha registrato un recapito nel proprio cassetto fiscale, la fattura risulterà non consegnata (Codice Destinatario 0000000/non specificato oppure problemi di consegna Pec). In questo caso la fattura si considera ugualmente emessa ma non consegnata al cliente, pertanto il cliente potrà scaricare la fattura elettronica esclusivamente accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Tu come fornitore sei tenuto ad informare il cliente sulla messa a disposizione della fattura nel cassetto fiscale.

Come faccio a visualizzare o stampare una fattura elettronica?

Dalla schermata “Movimenti” fai un clic sul selettore delle fatture di acquisto o di vendita. Nell’elenco, delle fatture, che comparirà fai clic con il pulsante destro del mouse sulla fattura che vuoi stampare o visualizzare in formato elettronico. Nel piccolo menù che apparirà fai clic sul pulsante “Anteprima Fattura Elettronica“. Se sei interessato all’importazione delle fatture passive puoi vedere questa playlist di video Gestione automatica delle fatture passive.

Dalla fattura passiva si possono caricare anche gli articoli oltre ai fornitori?

Assolutamente sì! Durante il caricamento di una fattura elettronica, se presente un articolo non gestito, viene chiesto caricarlo a magazzino o gestirlo come articolo generico. Se sei interessato all’importazione delle fatture passive puoi vedere questa playlist di video Gestione automatica delle fatture passive.

Se una fattura contiene un allegato come faccio a visualizzarlo o stamparlo?

In caso di fattura passiva, se l’allegato è presente, durante l’importazione il programma ti chiederà se vuoi visualizzarlo. Comunque , se presente, l’allegato verrà salvato nell’archivio documenti del fornitore. Per aprirlo in un secondo momento, dalla schermata “Movimenti” fai un clic sul selettore delle fatture di acquisto. Nell’elenco, delle fatture, che comparirà fai clic con il pulsante destro del mouse sulla fattura di cui vuoi stampare o visualizzare l’allegato. Nel piccolo menù che apparirà fai clic sul pulsante “Visualizza PDF“. Se sei interessato all’importazione delle fatture passive puoi vedere questa playlist di video Gestione automatica delle fatture passive. Nel caso di fatture attive l’allegato viene sempre generato e per aprirlo, dalla schermata “Movimenti“, fai un clic sul selettore delle fatture di vendita. Nell’elenco, delle fatture, che comparirà fai clic con il pulsante destro del mouse sulla fattura di cui vuoi stampare o visualizzare l’allegato. Nel piccolo menù che apparirà fai clic sul pulsante “Visualizza PDF“.

Commercialista

Come faccio a inviare le fatture elettroniche al mio commercialista?

Ci sono due modi in cui è possibile consegnare le fatture elettroniche al proprio commercialista: direttamente da NextLogic oppure dalla piattaforma di conservazione Invoice7. Per sapere come fare segui la guida Consegna delle fatture elettroniche al commercialista .

Piattaforma di conservazione Invoice7

Come faccio ad accedere alla piattaforma di conservazione?

Per accedere alla piattaforma Invoice7 clicca su questo link: https://app.conserva.cloud/einv7  (e non più sul vecchio link e-invoice7-004.conserva.cloud). Ti serviranno le credenziali di accesso che dovrebbero esserti pervenute per email quando hai attivato il servizio di conservazione. Se non le trovi più puoi richiederle inviando una mail a assistenza@nextsoftware.it

Ho perso le mie credenziali di accesso, come faccio a recuperarle?

Invia una mail all’indirizzo assistenza@nextsoftware.it per richiederle.

La piattaforma Invoice7 mi chiede di cambiare la password, come si fa?

Segui le istruzioni direttamente sul sito della piattaforma. Semplicemente dovrai inserire una nuova password che dovrà rispettare almeno 3 delle seguenti regole:

• Lunghezza minima: 8 caratteri
• Deve contenere caratteri appartenenti ad almeno tre delle quattro categorie seguenti:
• Caratteri maiuscoli dell’alfabeto inglese (A-Z)
• Caratteri minuscoli dell’alfabeto inglese (a-z)
• Cifre decimali (0-9)
• Caratteri non alfabetici, ad esempio !, $, #, %

Ti sconsiglio vivamente di utilizzare i caratteri speciali perché difficili da gestire e ricordare.

Ho ricevuto una notifica per email da Savino Solution cosa devo fare?

Le notifiche inviate dalla piattaforma di Savino Solution vengono generate in automatico pertanto sono solo di tipo informativo. Non è richiesta nessuna azione da parte tua e solitamente sono segnalazioni già risolte in corso di risoluzione. Puoi comunque inoltrarle al nostro reparto assistenza per verificarne la gravità scrivendo a assistenza@nextsoftware.it

Come posso caricare sulla piattaforma fatture non pervenute dallo SDI?

Accedi alla piattaforma di conservazione Invoice7 e nella sezione fatture passive clicca sul pulsante “Carica fatture in conservazione“.

Perché trovo una vecchia fattura su Invoice7 e non in NextLogic?

Per velocizzare la trasmissione dati tra Invoice7 e NextLogic è stato impostato un limite di 200 fatture. Probabilmente la fattura che trovi sulla piattaforma ma non nel gestionale è precedente. Puoi aumentare questo limite dalla finestra in cui visualizzi l’elenco delle fatture, “Modifica movimenti” aumentando il numero che trovi nella casella “N elaborazione F. Elettroniche“.

Cassetto fiscale

Come si accede al cassetto fiscale?

Visitando l’indirizzo https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it e inserendo le proprie credenziali.

Dove trovo le credenziali di accesso al cassetto fiscale?

Se non l’hai mai fatto, per averle, dovrai registrarti sul sito dell’Agenzia delle Entrate dall’indirizzo https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/portal/entrate/areariservata. Oppure se hai delegato il tuo commercialista alla gestione del tuo cassetto fiscale puoi chiederle a lui.

Perché trovo alcune fatture nel cassetto fiscale che non trovo nella piattaforma Invoice7?

Questo può succedere per tre motivi principalmente:

1. Non hai indicato all’agenzia delle entrate dove vuoi ricevere le fatture elettroniche.
2. Lo SDI ha avuto un problema che gli ha impedito di inviare la fattura nel tuo spazio di conservazione.
3. Stai controllando il cassetto fiscale prima che abbia inviato la fattura nel tuo spazio di conservazione.