Come impostare il recapito delle fatture elettroniche ai clienti

Un importante cambiamento introdotto dal sistema della fatturazione elettronica è che una fattura, per essere fiscalmente valida, deve essere trasmessa attraverso lo SDI (sistema d’interscambio) non potrà, quindi, più essere consegnata direttamente al tuo cliente. L’invio della fattura, dalla tua copia di NextLogic, allo SDI è un’operazione automatica se hai aderito al nostro servizio di conservazione. Lo SDI penserà al resto cioè verificare la validità della fattura, inoltrarla al recapito del destinatario presente nel documento e restituire una notifica di consegna. In questa guida ti spiego come e dove impostare l’indirizzo di recapito che dovrà inserire NextLogic nelle fatture elettroniche che genererai.

Quali sono i canali di trasmissione per le fatture elettroniche

Anche se non devi preoccuparti su quale canale o in che modo verrà trasmessa la fattura elettronica, ti riepilogo di seguito, per tua informazione, le tre modalità di recapito:

Codice destinatario (conosciuto anche come “codice SDI”)

Il codice SDI di solito è collegato alla piattaforma software usata dal tuo cliente per ricevere le fatture elettroniche. Ad esempio per te che usi NextLogic (se hai aderito al nostro servizio di conservazione) il codice per ricevere le fatture elettroniche, molto probabilmente sarà, LORSIW6.

PEC (posta elettronica certificata)

Se viene impostato questo canale il tuo cliente riceverà la fattura elettronica (in formato XML) al indirizzo di posta elettronica certificata indicato.

Cassetto Fiscale

Lo SDI, oltre ad inviare le fatture elettroniche alla PEC o al codice SDI, le deposita anche nel cassetto fiscale del destinatario che può quindi recuperarle in qualsiasi momento accedendo alla sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Cose importanti da sapere prima di emettere fatture elettroniche

Quale codice serve per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione (PA)

Se devi emettere, e quindi inviare, una o più fatture elettroniche a un cliente di tipo PA (Pubblica Amministrazione) devi sapere quest’ultimo può accettare solo fatture con codice destinatario valido (in questo caso denominato anche “codice ufficio”). Inoltre per la corretta emissione della fattura elettronica, il cliente PA, dovrà fornirti anche il codice CUP e CIG senza i quali la fattura elettronica verrebbe scartata dallo SDI.

Quale codice serve per le fatture elettroniche verso i privati (B2C)

I clienti di tipo privato (o persone fisiche) possono non avere né codice destinatario né PEC. In tal caso va specificato il codice destinatario 0000000, ma tu che usi NextLogic non devi preoccuparti di farlo perché ci penserà direttamente il programma ad impostare questo codice nella fattura elettronica, purché il cliente venga settato come privato nella sua anagrafica. In questo caso il cliente riceverà la fattura elettronica nel proprio cassetto fiscale. Ricorda che sarai tenuto a fornire al tuo cliente anche una copia cartacea o pdf della fattura.

Quale codice serve per le fatture elettroniche verso le aziende (B2B)

Nel caso di una fattura elettronica verso un’azienda italiana quest’ultima dovrebbe comunicarti il codice SDI o l’indirizzo PEC. Nel caso questo non avvenisse avrai comunque la facoltà di inviarla impostando il codice destinatario 000000, ma tu che usi NextLogic non dovrai preoccuparti di farlo perché sarà il programma stesso ad impostare questo codice. Come per i privati, anche in questo caso, il cliente riceverà il documento nel proprio cassetto fiscale. Tu come fornitore sarai tenuto ad informare il tuo cliente che la sua fattura si trova nel suo cassetto fiscale.

Quando inserire il codice SDI e la PEC

Sarà importante e necessario che i dati anagrafici del tuo cliente siano stati inseriti in modo corretto prima di generare la fattura elettronica. Quindi, come tutti gli altri dati, PEC e SDI andranno inseriti prima di fare le fatture per evitare errori in seguito e soprattutto per evitare che le fatture elettroniche vengano scartate dal sistema di interscambio.

Dove trovare il codice SDI

Il codice SDI dovrebbe essere fornito direttamente dal tuo cliente. Per cui la cosa più semplice da fare sarà contattare direttamente lui. Purtroppo non esiste, al momento, un elenco pubblico con i codici SDI di tutte le aziende italiane. Esistono alcuni servizi a pagamento in grado di fornirti questo dati ma l’affidabilità non è garantita.

Dove trovare la PEC

Come per il  codice SDI dovrebbe essere il tuo cliente ha fornirti l’indirizzo PEC. Per cui la cosa più semplice da fare sarà contattare direttamente lui. Al contrario del codice SDI esiste un sito pubblico con l’elenco delle PEC di alcune aziende italiane. A questo link https://www.inipec.gov.it/cerca-pec/-/pecs/companies puoi provare a cercare l’indirizzo PEC del tuo cliente. Anche in questo caso non è garantita la presenza dell’indirizzo perché solo le aziende registrate in camera di commercio hanno un indirizzo PEC pubblico.

Come inserire il codice SDI e la PEC

Nel caso in cui il tuo cliente ti fornisca il codice destinatario (Codice SDI) o la PEC ricordati che dovrai inserirlo in NextLogic prima di emettere le fatture elettroniche. Molto probabilmente avrai già inserito l’indirizzo PEC del cliente, se l’hai fatto ricordati che è già valido anche per la fattura elettronica. L’indirizzo PEC e il codice SDI del tuo cliente andrà inserito nell’anagrafica clienti. Per accedere a questa, dal menù “Archivi” della schermata principale del programma, dovrai fare un click alla voce “Clienti“.

Come impostare il codice SDI e la PEC di un cliente già inserito

Nella schermata che si aprirà (Anagrafica clienti) cerca il cliente di cui devi inserire la PEC o il codice SDI inserendo il suo nome nella casella di ricerca (1). Mentre scrivi il programma cerca il cliente che corrisponde al nome che stai digitando. Una volta individuato fai due click sul nome del cliente (2) per aprire anche la parte a destra (3) della schermata in cui sono contenute le informazioni del cliente.

Come impostare il codice SDI e la PEC di un cliente nuovo (ancora da inserire)

Se si tratta di un nuovo cliente dovrai fare un click sul pulsante “Nuovo“, in alto a sinistra, per poter inserire i suoi dati anagrafici. In questo caso la parte destra della maschera sarà completamente vuota per permetterti di caricare i dati del cliente.

Dove inserire l’indirizzo PEC di un cliente

Per inserire l’indirizzo PEC del tuo cliente (se l’hai già fatto questa parte non ti riguarda) dovrai fare un click, in basso a destra sopra il riquadro “Email – Contatti Aggiuntivi“, sul pulsante “Nuovo“ (1). Vedrai apparire una nuova riga, nel riquadro, in cui inserire un contatto aggiuntivo che in questo caso sarà l’indirizzo PEC fornito dal tuo cliente. In questa nuova riga apponi la spunta nella seconda colonna (2) per indicare al programma che quello sarà l’indirizzo PEC del cliente. Poi inserisci un referente (3), il suo ruolo aziendale (4) e l’indirizzo PEC (5). Prima di uscire o chiudere la schermata ricorda di fare un click sul pulsante “Registra” (6) per salvare i dati inseriti sia per un cliente già presente che stai modificando, sia per uno nuovo che stai inserendo. Nelle colonne “Referente” e “Ruolo Az.” è obbligatorio inserire qualcosa, se non sai cosa inserire puoi usare dei dati generici come “Indirizzo PEC” e “Fatture”.

Dove inserire il codice SDI di un cliente

Per inserire il codice SDI del tuo cliente (se l’hai già fatto questa parte non ti riguarda) fai un click sulla scheda “Inf. Fiscali” (1), per spostarti nella sezione in cui inserire le informazioni fiscali del cliente, e inserisci il codice fornito nel campo “Codice trasmissione Fattura elettronica” (2). Prima di chiudere o uscire dalla schermata ricorda di fare un click sul pulsante “Registra” (3) per salvare i dati inseriti sia per un cliente già presente che stai modificando che per uno nuovo che stai inserendo. Se stai inserendo un nuovo cliente, già che sei in questa sezione, ricorda di inserire anche la sua partita IVA , il suo codice fiscale e la nazionalità: sono obbligatori per la generazione della fattura elettronica.

Cosa fare se il tuo cliente non ti fornisce il codice SDI

Sarà possibile inviare una fattura elettronica anche se il campo “Codice trasmissione Fattura elettronica” viene lasciato vuoto, in tal caso NextLogic mostrerà un avviso ma consentirà di effettuare ugualmente l’invio allo SDI inserendo il codice “0000000” come destinatario all’interno della fattura (non dovrai farlo tu).

Come inviare una fattura elettronica in caso di cliente estero

Per le fatture estere emesse, sia intra UE che extra UE, non è obbligatorio l’invio in formato elettronico, ma è comunque possibile farlo. Se deciderai di inviare la fattura elettronica anche per questi casi ricorda di fornire al cliente una copia cartacea o in PDF del documento perché in questo caso lo SDI non la recapiterà. Per far si che NextLogic consideri il cliente come estero ricordati di inserire la sua nazionalità. Per impostare la nazionalità, sempre dalla scheda Inf. Fiscali, fai un click nel menù a tendina (1) delle nazionalità e poi fai un click sulla nazionalità che vuoi associare a questo cliente. Come sempre per salvare questa informazione dovrai fare un click sul pulsante “Registra” (2).

Nell’invio della fattura elettronica, verso un cliente estero, NextLogic provvede automaticamente a inserire il codice destinatario XXXXXXX (non devi farlo tu). Inoltre compilerà automaticamente il campo della P.IVA estera con un valore fittizio (non devi farlo tu), qualora questo campo dovesse essere vuoto (anche in caso di cliente senza P.IVA). Visto che l’inserimento di una P.IVA estera deve iniziare con il codice ISO di due caratteri della nazione, es. “ES” per Spagna, NextLogic lo inserirà in automatico a patto che imposti la corretta nazionalità.

Nota bene: La corretta compilazione dell’anagrafica di un cliente è fondamentale per la fatturazione elettronica. In questa guida, per ragioni di sintesi, non sono stati presentati tutti i casi. Le nazionalità inserite nel programma sono solo a titolo di esempio per cui dovrà essere tua premura compilarle correttamente.