Impostare il recapito delle fatture elettroniche ai clienti

Un importante cambiamento portato dalla fatturazione elettronica è che la fattura non viene più consegnata direttamente al tuo cliente. Deve essere trasmessa allo SDI, a questo ci pensa Next2020 (se hai aderito al nostro servizio di conservazione). Lo SDI farà l’inoltro della fattura al recapito del destinatario presente nel documento.

Canali di trasmissione fatture elettroniche

Anche se non devi preoccuparti su quale canale o in che modo verrà trasmessa la fattura elettronica, ti riepilogo di seguito, per tua informazione, le tre modalità di recapito:

1. Codice destinatario (conosciuto anche come “codice SDI”)

Si riferisce alla piattaforma software usata dal cliente, che potrà quindi importare le fatture nel proprio gestionale.  Per esempio per te che usi Next2020 (se hai aderito al nostro servizio di conservazione) il codice per ricevere le fatture elettroniche è LORSIW6.

2. PEC (posta elettronica certificata)

Il tuo cliente riceverà la fattura elettronica (in formato XML) al suo indirizzo di posta elettronica certificata.

3. Cassetto Fiscale

Lo SDI, oltre ad inviare le fatture elettroniche alla PEC o al codice SDI, le salva anche nel cassetto fiscale del destinatario che può quindi recuperarle in qualsiasi momento accedendo alla sua area riservata del sito dell’AdE.

Cose importanti da sapere prima di emettere fatture elettroniche

Fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione (PA)

Se hai clienti PA (Pubblica Amministrazione) ricordati che accetta invii solo con codice destinatario (in questo caso denominato anche “codice ufficio”). Inoltre per la corretta emissione della fattura elettronica, il cliente PA, dovrà fornirti anche il codice CUP e CIG senza i quali la fattura elettronica verrebbe scartata dallo SDI.

Fatture elettroniche verso i privati (B2C)

I clienti privati possono non avere né codice destinatario né PEC. In tal caso va specificato il codice destinatario 0000000, ma tu che usi Next2020 non devi preoccuparti di farlo perché ci pensa già il programma. In questo caso il cliente riceverà la fattura elettronica nel proprio cassetto fiscale. Ricordati però di fornirgli anche una copia cartacea o pdf.

Fatture elettroniche verso le aziende (B2B)

Se il cliente azienda non ha comunicato il codice destinatario o la PEC, la fattura va inviata al codice destinatario 000000, ma tu che usi Next2020 non devi preoccuparti di farlo perché ci pensa già il programma. Anche in questo caso il cliente riceverà il documento nel proprio cassetto fiscale. Però tu come fornitore dovrai informare il tuo cliente che la sua fattura si trova nel suo cassetto fiscale.

Aggiornare o inserire l’anagrafica di un cliente

I dati anagrafici del tuo cliente devono essere stati inseriti in modo corretto prima di generare la fattura elettronica. Quindi PEC e SDI vanno inseriti prima di fare le fatture per evitare errori in seguito e soprattutto per evitare che le fatture elettroniche vengano scartate dal sistema di interscambio.

Come impostare il recapito dei clienti

Se un tuo cliente ti fornisce il codice destinatario (Codice SDI) o la PEC ricordati di inserirlo in Next2020 prima di emettere le fatture elettroniche. Molto probabilmente avrai già inserito l’indirizzo PEC del cliente, se l’hai fatto ricordati che è già valido anche per la fattura elettronica. L’indirizzo PEC e il codice SDI del tuo cliente va inserito nell’anagrafica clienti. Per accedere a questa maschera, dal menù “Archivi“, fai clic sulla voce “Clienti“.

Nella maschera che si aprirà (Anagrafica clienti) cerca il cliente in cui inserire la PEC o il codice SDI inserendo il suo nome nella casella di ricerca (1). Mentre scrivi il programma cerca il cliente che corrisponde al nome che stai digitando. Una volta individuato fai due clic sul nome del cliente (2) per aprire anche la parte a destra della maschera in cui sono contenute le informazioni del cliente.

Se si tratta di un nuovo cliente dovrai cliccare sul pulsante “Nuovo“, in alto a sinistra, per poter inserire i suoi dati anagrafici. In questo caso la parte destra della maschera sarà completamente vuota per permetterti di caricare i dati del cliente.

Dove inserire la PEC

Per inserire l’indirizzo PEC del tuo cliente (se l’hai già fatto questa parte non ti riguarda) fai un clic, in basso a destra, sul pulsante “Nuovo“ (1) in corrispondenza della tabella “Email – Contatti aggiuntivi“. Verrà creata una nuova riga, nella tabella, in cui inserire un contatto aggiuntivo che in questo caso sarà l’indirizzo PEC fornito dal cliente. Su questa nuova riga metti la spunta nella seconda colonna (2) per indicare al programma che quello sarà l’indirizzo PEC del cliente. Poi inserisci un referente (3), il suo ruolo aziendale (4) e l’indirizzo PEC (5). Prima di uscire dalla maschera ricorda di fare clic sul pulsante “Registra” (6) per salvare i dati inseriti sia per un cliente già presente che stai modificando sia per un nuovo cliente che stai inserendo. Nelle colonne “Referente” e “Ruolo Az.” è obbligatorio inserire qualcosa, se non sai cosa inserire puoi usare dei dati generici come “Indirizzo PEC” e “Fatture”.

Dove inserire il codice SDI

Per inserire il codice SDI del tuo cliente (se l’hai già fatto questa parte non ti riguarda) fai un clic sulla scheda “Inf. Fiscali” (1), per spostarti nella sezione in cui inserire le informazioni fiscali del cliente, e inserisci il codice fornito nel campo “Codice trasmissione Fattura elettronica” (2). Prima di uscire dalla maschera ricorda di fare clic sul pulsante “Registra” (3) per salvare i dati inseriti sia per un cliente già presente che stai modificando sia per un nuovo cliente che stai inserendo. Se stai inserendo un nuovo cliente, già che sei in questa sezione, ricorda di inserire anche la sua partita IVA , il suo codice fiscale e la nazionalità: sono obbligatori per la generazione della fattura elettronica.

Se non ti viene fornito il codice SDI

È possibile inviare una fattura elettronica anche se il campo “Codice trasmissione Fattura elettronica” viene lasciato vuoto, in tal caso Next2020 mostrerà un avvertimento ma consentirà di effettuare ugualmente la trasmissione inserendo il codice destinatario all’interno della fattura con “0000000” (non devi farlo tu).

In caso di cliente estero

Per le fatture estere emesse, sia intra UE che extra UE, non è obbligatorio l’invio in formato elettronico tuttavia, facendolo, ti risparmi la successiva comunicazione dell’esterometro, ti consiglio pertanto di inviare la fattura elettronica anche per questi casi e poi di fornire al cliente una copia cartacea on in PDF del documento perché lo SDI non la recapiterà. Il fatto che il cliente sia considerato estero ricordati di inserire la sua nazionalità. Nell’invio della fattura elettronica Next2020 provvede automaticamente a inserire il codice destinatario XXXXXXX (non devi farlo tu). Inoltre compilerà automaticamente il campo della P.IVA estera con un valore fittizio (non devi farlo tu), qualora questo campo dovesse essere vuoto (anche in caso di cliente senza P.IVA). Visto che l’inserimento di una P.IVA estera deve iniziare con il codice ISO di due caratteri della nazione, es. “ES” per Spagna, Next2020 lo inserirà in automatico a patto che imposti la corretta nazionalità.

La corretta compilazione dell’anagrafica di un cliente è fondamentale per la fatturazione elettronica. In questa guida, per ragioni di sintesi, non sono stati presentati tutti i casi.