Consegna delle fatture elettroniche al commercialista

Grazie alla fattura elettronica non è più necessario consegnare al commercialista pacchi di fatture (sia di vendita che di acquisto) perché tutta la consegna dei dati per la contabilità può avvenire attraverso files che possono essere importati nel software gestionale che usa il tuo consulente fiscale.

In questa guida ti spiego come consegnare al commercialista le fatture elettroniche che generi con NextLogic, oppure quelle passive che ricevi nell’Invoice7 (se hai scelto la nostra piattaforma di conservazione).

Con NextLogic hai due possibilità per inviare le fatture attive/passive al tuo consulente fiscale:

• Invio delle fatture in XML per email (da NextLogic)
• Download delle fatture in XML  dalla piattaforma di conservazione (da Invoice7)

Invio delle fatture in XML per email da NextLogic

Inserimento indirizzo email commercialista

Prima di procedere, ricordati di configurare l’indirizzo email del tuo consulente fiscale, nella finestra “Estremi aziendali” che trovi nel menù “Impostazioni” facendo clic sulla voce “Estremi aziendali“.

Nella finestra che si aprirà, fai un clic sulla seconda scheda (Estremi comunicazione web – Descrizioni Addizionali) (1) e inserisci l’indirizzo nel campo “Email Commercialista per invio fatture” (2). Ricordati di salvare prima di uscire (3) facendo un clic sul pulsante “Salva“.

Visualizzare le fatture in NextLogic

Per visualizzare e quindi poi inviare le fatture, sia attive che passive, devi aprire la maschera “Modifiche movimenti” dal menù “Movimenti”.

Invio delle fatture attive (vendite)

Se hai trasmesso le fatture attive allo SDI (il sistema di interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate), i relativi file XML si trovano già sul tuo computer. Nella finestra “Modifica movimenti”, a cui puoi accedere facendo clic sul menu “Movimenti”,  imposta il selettore sulla prima voce “Fatture/Note di Accredito” per filtrare tutte le fatture di vendita e le note di accredito a cliente.

Da qui puoi selezionare le fatture che vuoi inviare al consulente mettendo la spunta, nella prima colonna, in corrispondenza delle fatture che vuoi inviare. Se vuoi mandarle tutte, puoi fare clic sul pulsante sopra la prima colonna che ti permette di selezionare tutte le fatture presenti nella finestra.

Se lo preferisci, puoi filtrare un periodo inserendo le date, il mese o l’anno che preferisci impostandolo nei vari campi nella parte alta della finestra.

A questo punto puoi fare clic sul pulsante “Fattura Elettronica” e poi sul pulsante “Invia copia al consulente”. NextLogic provvederà a preparare un pacchetto ZIP contenente le fatture selezionate e le invierà in una mail al commercialista.

Invio delle fatture passive (acquisti)

Per poter inviare le fatture passive, devi prima scaricare in locale i file XML. Per scaricare le fatture passive (questo vale solo se hai aderito alla conservazione delle fatture elettroniche con la nostra piattaforma) devi sempre aprire la stessa finestra, descritta nel passaggio precedente di questa guida, “Modifica movimenti”. Una volta aperta imposta il selettore sulle fatture di acquisto, fai un clic sul pulsante “Fattura elettronica” e poi su “Scarica Fatture Acq.” NextLogic si collegherà alla piattaforma di conservazione (Invoice7) e scaricherà le nuove fatture passive (quelle dei tuoi fornitori) nel tuo computer.

Il procedimento per l’invio di quelle passive è identico a quello per le attive descritto nel punto precedente. L’unica differenza è che dovrai impostare il selettore su “Fatture Acq.“.

Download delle fatture in XML  dalla piattaforma di conservazione (da Invoice7)

Primo accesso alla piattaforma

Questo passaggio ti riguarda solo se hai aderito al nostro servizio di conservazione. Per accedere alla piattaforma di conservazione Invoice7 visita il link nextsoftware.it/ef oppure vai sul nostro sito nextsoftware.it. In fondo alla pagina troverai la scorciatoia per accedere alla piattaforma.

Quando hai aderito al nostro servizio di conservazione ti abbiamo mandato una mail con le credenziali per accedere allo spazio in cui vengono conservate le tue fatture. Se non la trovi più, puoi chiedere delle nuove credenziali (utente e password) inviando una richiesta per email al nostro indirizzo assistenza@nextsoftware.it.

Una volta recuperate, inseriscile sul sito per accedere e clicca sul pulsante “Accedi” per entrare nel tuo spazio di conservazione delle fatture elettroniche.

Se non sei mai entrato nella piattaforma, al primo accesso, dovrai sostituire la password che hai ricevuto per email con una tua preferita rispettando alcuni criteri di sicurezza indicati nel sito stesso. Nel primo campo devi inserire la password automatica (1) che hai ricevuto per email. Nel secondo troverai già il tuo indirizzo email (2) che non devi cambiare, nel terzo e nel quarto inserisci una nuova password (3-4) rispettando le regole riportate sotto e poi clicca su “Cambia password“.

La nuova password deve rispettare le seguenti regole:

• Lunghezza minima: 8 caratteri
• Deve contenere caratteri appartenenti ad almeno tre delle quattro categorie seguenti:
  • Caratteri maiuscoli dell’alfabeto inglese (A-Z)
  • Caratteri minuscoli dell’alfabeto inglese (a-z)
  • Cifre decimali (0-9)
  • Caratteri non alfabetici, ad esempio !, $, #, %

Di seguito ti riporto alcuni esempi di password valide da usare solo come ispirazione, ma ricorda che devi usare una password che conosci solo tu!

• Esempio 1 di password valida: m@8GkQbG
• Esempio 2 di password valida: 6@6Swc!Y
• Esempio 3 di password valida: N6sL!oNf

La nuova password inserita ti verrà inviata per email: questa è la conferma che hai inserito la password correttamente!

Accedere alle fatture sulla piattaforma (per te o per il tuo commercialista)

Uno volta effettuato l’accesso, nella pagina principale, puoi vedere il numero di fatture rimanenti (sono il numero di fatture residue per l’anno corrente), a sinistra trovi il menù per accedere alle fatture. Da qui in poi, dando le tue credenziali al commercialista, puoi far scaricare le fatture direttamente a lui. Clicca su “Fatture” per visualizzare la lista delle fatture.

Nella pagina “Fatture” che si apre vedrai due schede sovrapposte: la prima per le fatture attive (1) e la seconda per le fatture passive (2). In entrambe i casi, una volta cliccato sulla scheda, nella parte in basso apparirà la lista delle fatture.

Visualizza e scarica le fatture attive

Nella parte in alto puoi filtrare la lista delle fatture utilizzando i filtri (1) per tipologia, per stato e per data. Puoi anche decidere quante fatture (2) vedere per pagina e spostarti (3) nelle pagine successive. Le fatture sono in ordine decrescente (dalla più recente alla più vecchia).

Nella prima colonna partendo da sinistra, nella lista delle fatture, puoi selezionare (mettendo la spunta) le fatture che vuoi scaricare, poi fai clic sul pulsante “Download Selezionati“. Verrà preparato e scaricato un pacchetto ZIP contenente le fatture scelte. Se fai clic sulla prima spunta le altre spunte vengono impostate automaticamente, in questo modo puoi selezionare tutta la lista con un solo clic. A seconda di quante fatture per pagina sta visualizzando, l’operazione, dovrà essere ripetuta più volte al fine di scaricare tutte le fatture che ti servono.

Visualizza e scarica le fatture passive

Nella parte in alto puoi filtrare la lista delle fatture utilizzando i filtri (1) per tipologia, per stato e per data. Puoi anche decidere quante fatture (2) vedere per pagina e spostarti (3) nelle pagine successive. Le fatture sono in ordine decrescente (dalla più recente alla più vecchia).

Nella seconda colonna partendo da sinistra, nella lista delle fatture, puoi selezionare (mettendo la spunta) le fatture che vuoi scaricare, poi fai clic sul pulsante “Download Selezionati“. Verrà preparato e scaricato un pacchetto ZIP contenente le fatture scelte. Se fai clic sulla prima spunta le altre spunte vengono impostate automaticamente, in questo modo puoi selezionare tutta la lista con un solo clic. A seconda di quante fatture per pagina sta visualizzando, l’operazione, dovrà essere ripetuta più volte al fine di scaricare tutte le fatture che ti servono.

Trasmetti e importa le fatture elettroniche

Dopo aver scaricato i pacchetti ZIP (attive e passive) contenenti le tue fatture puoi inviarle per email al tuo consulente fiscale come un normale allegato. Se tu che stai leggendo sei il commercialista potrai importare questo pacchetto nel tuo software di contabilità.

Ricorda sempre prima di scaricare e inviare le fatture elettroniche che lo stato sia “Consegnata” o “Non consegnata“. Questi sono gli unici due stati che garantiscono la corretta emissione delle fatture elettroniche (attive e passive) sia che ti trovi in NextLogic o su Invoice7.  Inoltre queste fatture sono già in formato XML e hanno già passato i controlli dello SDI.