Gestire le notifiche delle fatture elettroniche

Con l’avvento della fatturazione elettronica gli errori che si commettevano (fatture senza codici fiscali, fatture a partite IVA errate o chiuse, aliquote IVA errate, ecc.) vengono controllati automaticamente dal sistema d’intercambio (SDI). Questo ci permette di essere più precisi e di correggere immediatamente gli errori che possono accadere. In Next2020, nel momento in cui si genera una fattura elettronica, vengono già eseguiti dei controlli per evitare appunto questi errori. Ci sono però dei controlli che la macchina non può fare e sarebbe cura dell’umano evitarli. Questi errori possono generare uno scarto da parte dello SDI che spiegherò in maniera più dettagliata nel corso di questa guida.

Prima di proseguire ti do due regole fondamentali e allo stesso tempo semplici ma che devi sempre tenere in considerazione:

• una fattura elettronica inviata e non scartata risulta emessa e quindi non è più modificabile.
  In questo caso se hai sbagliato l’emissione della fattura dovrai per forza emettere una nota di variazione (nota d’accredito o nota d’addebito) e successivamente rimettere la fattura corretta.
• una fattura “Non consegnata” è comunque valida!
  In caso di mancata consegna (Codice Destinatario 0000000/non specificato oppure problemi di consegna telematica), la fattura è ugualmente emessa ma semplicemente non consegnata al cliente, pertanto il tuo cliente dovrà scaricarla accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Tu come fornitore sei tenuto ad informare il cliente sulla messa a disposizione della fattura nel suo cassetto fiscale. In questo caso non devi rimettere la fattura.

Cosa significano gli stati di trasmissione in NextLogic

Lo stato di trasmissione è disponibile e aggiornato in NextLogic solo se hai aderito al nostro servizio di conservazione in collaborazione con il conservatore digitale Savino Solution. Quindi se non hai questo servizio attivo con noi dovrai visualizzare le notifiche di trasmissione dalla piattaforma o nel servizio che hai scelto invece di trovarle direttamente in NextLogic.

Dove trovare lo stato di trasmissione della fattura

Gli stati di trasmissione servono a capire in che fase si trova la fattura elettronica e si possono visualizzare nell’elenco delle fatture. Per visualizzare questo elenco dovrai fare un click sulla voce “Modifica / Trasforma movimenti” che trovi nel menu “Movimenti” nella schermata principale del programma.

Nella schermata che si aprirà dovrei fare un click sul selettore delle fatture, ti consiglio il primo della lista così potrai vedere raggruppate sia le fatture che le note di accredito.

Lo stato di trasmissione delle fatture si può leggere nella colonna “Stato tras.”, in corrispondenza delle fatture già inviate allo SDI. (In questo esempio puoi leggere “Consegnato“).

Come aggiornare lo stato di trasmissione della fattura

Lo stato di trasmissione in NextLogic non viene aggiornato automaticamente ma dovrai farlo manualmente facendo un click sul pulsante “Fattura elettronica” (1) e poi sul pulsante “Aggiorna stato Fatture” (2). Questo permetterà a NextLogic di ricevere le informazioni aggiornate sulle fatture che hai già inviato allo SDI.

Una volta premuto il programma si sincronizza (1) con la piattaforma di conservazione e a quel punto, se ci sono stati dei cambiamenti, si potranno leggere anche dal programma gli stati aggiornati come “Consegnato” o “Non consegnato”. Inoltre nella parte alta di questa schermata verrà inserita la data e l’orario dell’ultima sincronizzazione (2) così saprai sempre quando è stata fatta l’operazione.

Quali stati di trasmissione si vedono da NextLogic

La fatturazione elettronica prevede molti stati di trasmissione a seconda del tipo di cliente a cui si fattura o a seconda del tipo di fattura che si emette. Per brevità e semplicità in questa guida ti mostro solo quelli che ti riguardano più frequentemente.

In attesa

Quando invii la fattura allo SDI, da NextLogic se hai attivato il servizio di fatturazione con noi, la fattura non va direttamente all’Agenzia delle Entrate ma viene prima depositata sulla piattaforma Invoice7 in attesa di essere trasmessa. Quindi lo stato “In attesa” indica che la fattura da NextLogic è già stata caricata sulla piattaforma Invoice7 e non dovrai fare più nulla se non attendere che il suo stato cambi.

Questo passaggio è necessario per due motivi:

1. la fattura verrà firmata digitalmente da Savino Solution prima della trasmissione allo SDI;
2. le fatture elettroniche vengono inviate allo SDI a scaglioni per evitare intoppi durante la trasmissione.

Lo SDI ha preso accordi con tutte le piattaforme di conservazione delle fatture elettroniche italiane (circa settanta) ed ha assegnato ad ognuna un orario in cui trasmettere le fatture. La Savino Solution lo fa al minuto 25 di ogni ora. Quindi non preoccuparti se questo stato non cambia immediatamente perché hai già fatto tutto quello che dovevi fare: da qui in poi è automatico.

Se la fattura si trova in questo stato non può essere modificata!

Inviato

Lo stato di trasmissione “Inviato” sta a significare che la fattura è stata trasmessa correttamente allo SDI e quindi non è stata scartata, per ora. Lo SDI può prendersi fino a 5 giorni per accettare la fattura o per scartarla con una motivazione. Più avanti, in questa guida, ti spiegherò le cause più frequenti di scarto. Quindi se la fattura risulta inviata non dovrai fare nient’altro che attendere e di tanto in tanto (almeno una volta al giorno) aggiornare lo stato di trasmissione come ti ho spiegato qualche riga appena sopra.

Consegnato

Una fattura che risulta nello stato “Consegnata” vuol dire che è stata accettata dallo SDI e non può essere rifiutata dal destinatario. Quindi nel caso in cui sia stata emessa ad un destinatario errato oppure il contenuto sia errato, dovrai per forza procedere con l’emissione e l’invio di una nota d’accredito. Inoltre consegnata vuol proprio dire che il tuo cliente l’ha ricevuta nel canale di trasmissione scelto o indicato da te nella sua fattura.

Rifiutato

Questo stato si riferisce solo al caso di invio alla pubblica amministrazione dove, invece, la fattura può essere rifiutata dall’ente tuo cliente pertanto si ritiene conforme e quindi accettata in due casi:

• Notifica di esito positivo
  L’ufficio PA invia una notifica di esito positivo al trasmittente e quindi tu la vedrai in Next2020 con lo stato “Consegnato“.
• Notifica di decorrenza dei termini
  Trascorsi 15 giorni dall’invio, in assenza di una notifica di esito positivo o negativo da parte dell’ufficio PA, SDI considera implicitamente accettata la fattura ed invia al trasmittente la notifica di decorrenza dei termini e quindi tu la vedrai in Next2020 con lo stato “Consegnato“.

Se invece la troverai con lo stato “Rifiutato” dovrai contattare il tuo cliente ente pubblico e prendere accordi con lui su come procedere.

Se la fattura si trova in questo stato non può essere modificata!

Non consegnato

Lo stato “Non consegnato” indica che la fattura è correttamente emessa e depositata nel cassetto fiscale del cliente ma lo SDI non è riuscita ad inviarla al suo recapito telematico (Codice Destinatario o Pec).  Questo può succedere quando si inviano fatture al codice “0000000” oppure in caso di clienti privati i quali non hanno un codice SDI. In questo caso tu hai fatto tutto quello che dovevi fare e la fattura è regolare. Sei solo tenuto a informare il destinatario sul fatto che il documento è disponibile nella sua Area Riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Ci sono casi in cui un tuo cliente potrebbe usare come scusa per non pagare il fatto che la fattura non sia arrivata nella sua piattaforma. Ma la notifica “Non consegnato” sta a indicare che quando lo SDI (il sistema di interscambio e non la piattaforma) ha tentato di consegnare la fattura all’indirizzo telematico del tuo cliente c’è stato qualche problema che gliel’ha impedito.

Lo SDI fa alcuni tentativi nell’arco di qualche ora. Ma se la piattaforma del tuo cliente per qualche motivo non era disponibile la fattura non viene consegnata e rimane nel cassetto fiscale.

Infatti a livello di normativa tu sei in regola: perché una fattura con notifica “Consegnato” o “Non consegnato” è comunque fiscalmente emessa!

Ribadisco questo aspetto perché purtroppo alle volte c’è un po’ di confusione con le notifiche. La scritta “Non consegnato” è fuorviante ma sta ad indicare solo che la fattura è regolarmente emessa ma non depositata nella piattaforma del cliente. Sappiamo tutti che la burocrazia italiana è brava a complicare le cose!

La consegna o meno non dipende ne dal programma ne dalla piattaforma ed è solo un “rapporto” tra lo SDI e la piattaforma di destinazione (quella del tuo cliente).

Se la fattura si trova in questo stato non può essere modificata!

Scartato

Questo è l’unico caso in cui puoi e devi intervenire dopo l’emissione della fattura. La notifica di scarto può essere relativa a fatture sia verso privati che aziende e vuol dire semplicemente che la fattura inviata non ha superato i controlli previsti. Se una fattura viene scartata dallo SDI deve essere corretta e riemessa mantenendo lo stesso numero e la stessa data (a meno che non sia stata scartata per “fattura duplicata”).

Conservato

Questo è l’ultimo stato, del flusso della fatturazione elettronica, in cui si troverà la fattura emessa. Una volta che la fattura avrà superato tutti i controlli e sarà stata consegnata al cliente o solamente depositata nel cassetto fiscale dovrà, per legge, essere conservata a norma. Per te che hai scelto il nostro servizio di conservazione non dovrai preoccupartene perché la conservazione avverrà in automatico. Anche in questo caso hai già fatto tutto quello che dovevi fare.

Se la fattura si trova in questo stato non può essere modificata!

Come leggere le notifiche per le fatture elettroniche attive

Se utilizzi NexLogic abbinato al servizio di conservazione della Savino Solution troverai le notifiche direttamente nel programma oppure dalla piattaforma Invoice7.

Sempre dalla schermata “Modifica Movimenti” dopo aver impostato il selettore sulle fatture di vendita puoi visualizzare la notifica facendo click, con il pulsante destro del mouse, direttamente sullo stato di trasmissione in corrispondenza della fattura interessata e poi un click sul pulsante “Notifica di Trasmissione” dal menù che apparirà.

Quali notifiche si possono ricevere per le fatture elettroniche attive

Le notifiche visualizzate nel programma sono quelle originali inviate dallo SDI. Per cui il contenuto della notifica purtroppo non è sempre immediatamente comprensibile. Inoltre, in caso di notifica di scarto, si riferisce a un codice errore tecnico e non contiene indicazioni sul da farsi per rimediare all’errore.

Consegnato

Nel caso in cui la fattura sia stata correttamente consegnata riceverai una Ricevuta Consegna nella quale troverai la data e orario certificati dell’avvenuta consegna. Questo dato è molto importante perché ha valore fiscale per l’emissione, ha un valore legale per la consegna e i termini di pagamento.

Non consegnato

Nel caso in cui la fattura non sia stata recapitata al destinatario riceverai una Ricevuta di impossibilità di recapito. Questo vuol dire che la fattura è stata correttamente emessa ma per un qualsiasi motivo, che non dipende ne da te ne da NextLogic ma dal destinatario, non è stata recapitata ma è disponibile nel cassetto fiscale del cliente. In questo caso la ricevuta ha valore fiscale per l’emissione ma non legale per la consegna e quindi per i termini di pagamento. Infatti sei tenuto a comunicare la cliente la disponibilità della fattura nel suo cassetto fiscale.

Scartato

Se una fattura verso azienda o privato (B2B o B2C) non supera i controlli previsti lo SdI invia una Ricevuta di Scarto.  Nella ricevuta viene riportato sempre il motivo dello scarto. Per tanto se pensi di chiedere la nostra assistenza per una fattura scartata ti invito a verificarne il motivo prima di chiamarci.

 Cosa fare in caso di fattura scartata o rifiutata

Quando lo SDI riceve una fattura la sottopone a una serie di controlli che se non vengono superati determinano uno scarto. A fronte di questo scarto lo SDI invia una notifica in cui è riportata la natura dell’errore. Come detto qualche riga sopra queste notifiche non sono di facile comprensione perché si riferiscono a un codice errore tecnico. Purtroppo questa notifica indica solo l’elemento non valido ma non da nessuna spiegazione di come correggerlo. Tieni presente che ci sono circa 50 tipi di errori che puoi consultare da qui https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/Elenco_Controlli_V1.5.pdf.

Ma comunque in caso di scarto da parte dello SdI la soluzione è sempre la stessa: modificare la medesima fattura, correggendo l’errore, generare di nuovo il file XML e inviarla con lo stesso numero e data (eccetto in caso di scarto per fattura duplicata). 

Per brevità in questa guida riporterò l’elenco degli errori più comuni ed i suggerimenti per correggerli:

1. Errore 00305 fattura elettronica “IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido”

Nel caso la ricevuta di scarto riporti questo errore vuol dire che la P.IVA o il codice fiscale del cliente non è corretto.

Soluzione:

• Contattare il cliente per avere i dati corretti;
• aggiornare l’anagrafica del cliente;
• generare di nuovo il file XML e inviarla con lo stesso numero e data.

2. Errore 00311 fattura elettronica “CodiceDestinatario non valido”

In questo caso la ricevuta di scarto è abbastanza chiara: il codice destinatario inserito non è corretto. Per l’inserimento del codice destinatario in NextLogic ti invito a seguire la guida che trovi cliccando qui https://manuale.nextsoftware.it/contenuti/fatturazione-elettronica/guida-per-impostare-il-recapito-delle-fatture-elettroniche-ai-clienti/#Dove-inserire-il-codice-SDI in cui spiego dove inserirlo.

Soluzione:

• Contattare il cliente per avere il giusto codice destinatario;
• aggiornare l’anagrafica del cliente;
• generare di nuovo il file XML e inviarla con lo stesso numero e data.

3. Errore 00400 fattura elettronica “Sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura”

Questo errore si presenta di solito quando la fattura ha un’impostazione Iva non corretta. Per la corretta gestione delle aliquote iva in NextLogic ti invito a seguire la guida che trovi cliccando qui https://manuale.nextsoftware.it/contenuti/configurazione/guida-per-la-configurazione-delle-aliquote-iva/ in cui spiego come vanno configurate le aliquote iva. Oppure se la fattura scartata ha che fare con un cliente esente o soggetto a lettera di intento ti invito a seguire la guida che trovi cliccando qui https://manuale.nextsoftware.it/contenuti/configurazione/guida-per-la-configurazione-di-clienti-soggetti-a-esenzione-iva-o-dichiarazione-dintento/ in cui spiego come va configurato questo tipo di cliente.

Soluzione:

• Correggere le impostazioni dell’Iva;
• generare di nuovo il file XML e inviarla con lo stesso numero e data.

4. Errori 00404 e 00409 fattura elettronica

Questi due codici hanno a che fare con lo stesso tipo di errore stai trasmettendo una fattura con lo stesso numero di una fattura già inviata ed accettata. Questo caso non si dovrebbe mai verificare con NextLogic a meno che non hai azzerato o modificato il numeratore progressivo d’invio delle fatture elettroniche.

Soluzione: devi modificare la fattura attribuendole un nuovo numero!

5. Errore 00324 fattura elettronica “IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti”

Questo errore è dovuto all’introduzione, il 30 luglio 2019,  di nuovi controlli in merito alla corretta compilazione della fattura elettronica da parte dell’Agenzia delle Entrate. Puoi trovare l’elenco completo a questo link Aggiornamenti specifiche tecniche fattura elettronica 30 luglio 2019. Il mancato rispetto di questi controlli comporterà lo scarto della fattura elettronica da parte del Sistema di Interscambio.

Tra i nuovi controlli introdotti dall’Agenzia delle Entrate c’è il seguente controllo:

• verificare la coerenza di partita IVA e codice fiscale (se entrambi presenti) sia per il cedente/prestatore che per il cessionario/committente

Questo controllo significa che se nell’anagrafica del fornitore o del cliente sono compilate sia la partita iva che il codice fiscale (quindi entrambi i dati) il Sistema di Interscambio verifica non solo che sono un dato corretto ma che sono esattamente il dato della partita iva e del codice fiscale registrati all’Agenzia delle Entrante).

Ad esempio se il cliente è registrato all’Agenzia delle Entrante con partita iva e codice fiscale diversi e tu riporti nel campo della partita iva il numero corretto e nel campo del codice fiscale lo stesso numero della partita iva, il Sistema di Interscambio ti segnalerà che la partita iva ed il codice fiscale non sono coerenti.

Soluzione:

• Richiedere al tuo cliente qual è il suo codice fiscale registrato all’Agenzia delle Entrate.;
• aggiornare l’anagrafica del cliente;
• generare di nuovo il file XML e inviarla con lo stesso numero e data.

Cosa fare in caso di notifica di rifiuto da parte dell’ufficio PA

Anche quando tutti i controlli da parte del Sistema di Interscambio vanno per il meglio resta la possibilità che lo scarto arrivi dall’ufficio della Pubblica Amministrazione tuo cliente.

Rifiuto attraverso la “Notifica di esito” negativa

In questo caso il rifiuto viene comunicato al trasmittente direttamente dallo SdI con il dettaglio dell’errore sempre nella ricevuta di scarto.

Soluzione:

1. Correggere secondo le indicazioni del cliente PA.
2. Generare di nuovo il file XML e inviarla con lo stesso numero e data.

Rifiuto successivo all’accettazione o decorrenza dei termini

Il tuo cliente PA dopo aver accettato la fattura, in maniera “implicita” (per decorrenza dei termini, ovvero trascorsi 15 giorni senza alcuna comunicazione di esito positivo o negativo), oppure “esplicita” (con notifica di esito positiva), potrebbe rendersi conto di un errore e contattarti in modo diretto (via pec, telefono o simili) con la richiesta di una nota di credito (sempre in formato fattura elettronica).

Soluzione:

1. Emettere una nota di credito (sempre in formato fattura elettronica) a storno totale della fattura elettronica errata;
2. Riemettere la nuova fattura elettronica con le correzioni richieste.