Come sincronizzare i contatti di NextLogic su Brevo (ex SendInBlue)

NextLogic come software gestionale è spesso al centro dell’operatività di un’azienda. Per questo motivo si potrebbe ritenere scontato che disponga di tutti gli strumenti utili alla gestione di svariate attività come il marketing.

Negli anni abbiamo voluto concentrare i nostri sforzi su quello che ci “viene meglio” ed è anche per questo motivo che abbiamo delibiratamente scelto di non occuparci di alcuni aspetti, seppur fondamentali di un’azienda, lasciandoli fare a chi è molto più bravo di noi.

Rendendoci però conto che risulta complesso passare da un sistema all’altro se le informazioni da gestire non sono condivise abbiamo reso NextLogic anche una piattaforma integrabile con vari strumenti esterni per ottimizzare e automatizzare le tue attività quotidiane. Una di queste integrazioni è con Brevo, una piattaforma di email marketing leader nel settore.

Perché dovresti considerare l’integrazione con Brevo?

L’email marketing è fondamentale per mantenere una comunicazione fluida con i tuoi clienti. Nel nostro percorso alla ricerca della piattaforma ideale, abbiamo esplorato diverse soluzioni di email marketing. Alla fine, abbiamo optato per Brevo, non per motivi commerciali, ma perché l’abbiamo adottato prima di tutto per le nostre esigenze interne.

Questa scelta non è stata casuale: l’efficacia e l’affidabilità di Brevo ci hanno convinto. Di conseguenza, abbiamo integrato Brevo con NextLogic, permettendo una gestione automatizzata delle campagne email e una segmentazione dei contatti basata sui dati del nostro sistema. La nostra decisione di utilizzare e integrare Brevo nasce dalla fiducia nella piattaforma e dal desiderio di offrire soluzioni che abbiamo testato e trovato valide nella pratica quotidiana. Se l’abbiamo scelto e integrato per noi, è perché crediamo che possa portare valore anche ai nostri clienti.

Come fa NextLogic a connettersi a Brevo?

Questa integrazione funziona attraverso le API. Le API sono come dei ponti che permettono a due software di “parlare” tra loro. Grazie alle API di Brevo, NextLogic può inviare e mantenere aggiornati i contatti presenti nell’anagrafica clienti verso la piattaforma di email marketing.

In questa guida ti mostro passo passo come configurare e utilizzare questa integrazione.

Attivazione del modulo “Integrazione con Brevo” di NextLogic 

Per poter utilizzare l’integrazione tra NextLogic e Brevo, se non l’hai già fatto, dovrai acquistare il modulo aggiuntivo Integrazione con Brevo di NextLogic. Per farlo puoi scrivere una mail a assistenza@nextsoftware.it oppure contattarci direttamente al centralino 059 375515. Il costo di questo modulo è di €149 + IVA una tantum. Una volta ricevuta e confermata l’offerta per l’attivazione del modulo, un nostro operatore ti contatterà per collegarsi al tuo NextLogic e attivare il modulo richiesto.

Iscrizione alla piattaforma Brevo

Prima di procedere con l’integrazione di Brevo, è essenziale iscriversi alla piattaforma. La buona notizia è che Brevo offre una varietà di piani tariffari per soddisfare le esigenze di ogni azienda. Se stai appena iniziando o hai un budget limitato, Brevo offre un piano gratuito che ti permette di inviare fino a 300 email al giorno con contatti illimitati. Questo piano include anche modelli email personalizzabili, un editor drag e drop, email transazionali e campagne SMS e WhatsApp. Se senti il bisogno di espandere le tue capacità, ci sono piani a partire da $25 al mese che offrono funzionalità aggiuntive come l’invio di un numero maggiore di email, report avanzati e assistenza via email. E se il tuo business cresce e hai bisogno di più, puoi sempre passare a piani superiori o personalizzati. L’importante è iniziare, e con l’opzione gratuita, non c’è davvero nulla di cui preoccuparsi.

Ti consiglio di iscriverti con una casella email aziendale e non una di quelle gratuite come Gmail o Libero. Con questo intendo dire che se la tua azienda si chiama ad esempio “Ditta Rossi spa“, mi aspetto che tu abbia registrato un dominio chiamato “ditta-rossi-spa.it” o qualcosa del genere. Se è così probabilmente avrai una casella del tipo “info@ditta-rossi-spa.it“.

Utilizzare un indirizzo email aziendale con un dominio personalizzato, come “info@ditta-rossi-spa.it“, anziché un servizio gratuito come Gmail o Libero, offre una maggiore professionalità e credibilità agli occhi dei clienti e partner. Inoltre, gli indirizzi email basati su domini gratuiti possono presentare problemi di compliance con il GDPR, poiché non garantiscono sempre il pieno controllo e la sicurezza dei dati aziendali. Questo è un aspetto cruciale per Brevo che essendo GDPR-compliant esige che anche gli account che fanno email marketing con la sua piattaforma lo siano anche loro.

Ora, tornando alle istruzioni, per iscriverti segui i passaggi:

1. Iscrizione a Brevo

• Visita il link diretto per l’iscrizione.
• Compila i campi richiesti con le tue informazioni.
• Conferma la tua email seguendo le istruzioni inviate nella tua casella di posta.
• Una volta completata la registrazione, esplora la piattaforma e scegli il piano tariffario che meglio si adatta alle tue esigenze.

Proseguiamo con gli altri passaggi…

Accesso alle API di Brevo

L’integrazione tra NextLogic e Brevo avviene attraverso le API (Application Programming Interface). Le API sono come dei “ponti” che permettono a due software di comunicare tra loro in modo sicuro e efficiente. Per utilizzare questa integrazione, avrai bisogno delle chiavi API fornite da Brevo.

Per ottere una chiave API da utilizzare con NextLogic segui i passaggi descritti nella guida di Brevo Creazione o eliminazione di una chiave API . Nel passaggio 4 di questa guida viene spiegate di assegnare un nome alla chiave che si sta generando. Ti invito, come promemoria, a mettere il nome NextLogic. Sarà più semplice per ricordarti che si tratta della chiave che hai generato appositamente per sfruttare l’integrazione con NextLogc.

Le chiavi API sono sensibili proprio come delle password. Assicurati di non condividerle e di conservarle in un luogo sicuro. Se pensi che le tue chiavi siano state compromesse, regenerale immediatamente attraverso la piattaforma Brevo.

In ogni caso tieni la chiave appena generata “apportata di mano” e cioè copiala con l’apposito pulsante in modo da tenerla in memoria perché ti servirà per metterla in NextLogic.

Arrivato a questo punto sei pronto per procedere con la configurazione di NextLogic.

Configurazione in NextLogic

Tutte le configurazioni in NextLogic, relative a integrazioni con servizi esterni, si trovano nella schermata “Configurazione paramtri gestionali”. Per arrivare a tale schermata dove è possibile anche inserire la chiave API di Brevo bisogna:

• effettuare l’accesso a NextLogic;
• cliccare sulla voce “Impostazioni” del menu principale (quello che si trova “in alto” nel programma) e quindi sulla voce “Configurazione parametri gestionali”;
  
  
• apparirà una finestra con varie schede sovrapposte, spostati sull’ultima che si chiama “Integrazioni API” facendo clic su di essa;
  
•   All’interno di questa scheda, appena sotto, apparirà un’altra serie di schede sovrapposte. La prima di queste è prorpio quella di Brevo. Per inserire la chiave generata, che dovrebbe ancora essere in memoria del tuo computer se avevi fatto “copia” nel passaggio precedente, dovrai fare clic sul pulsante “Modifica” in corrispondenza del campo “Chiave API”;
  
  
• Si abiliterà all’inserimento il campo dove inserire la chiave API. Per farlo puoi fare un clic nel campo “Chiave API” e con la combinazione di tasti, sulla tastiera, CTRL+V incollare la chiave ancora in memoria;
  
• Una volta incollata la chiave nel campo fai clic sul pulsante “Conferma” per confermare l’inserimento della chiave. Il programma provvederà in automatica a testare la chiave per verificarne la validità;
  
  La conferma del successo dell’operazione si avrà dalla scritta “Connesso” in verde in alto a destra.

Associazione attributi Brevo con i campi di NextLogic

In brevo ad ogni contatto inserito si possono aggiungere/modificare degli attributi. Per avere una panoramica generale di come funzionano gli attributi in Brevo puoi consultare la guida  Quali sono i diversi tipi di attributi di contatto? nella quale imparerai a creare e modificare gli attributi dei contatti.

Una volta presa dimestichezza con questa parte puoi procedere con l’associazione di tali attributi con i campi che NextLogic mette a disposizione. In questo modo nella fase successiva di sincronizzazione dei contatti presenti in NextLogic potrai inviare anche altre informazioni a Brevo legate al tuo cliente.

Ad esempio se prevedi un attributo che si chiamerà “CITTA” potresti associarlo al campo “citta” di NextLogic. Così quando NextLogic invierà il contatto a Brevo gli passerà anche la città con la quale è stato registrato in NextLogic.

Per far questo devi fare clic sul pulsante “Modifca” sopra la tabella con le 2 colonne degli attributi di Brevo e quelli di NextLogic. A questo putno potrai manualmente segliere un attributo di Brevo, nella colonna sinistra, da associare ad un campo di NextLogic nella colonna destra come nell’esempio della città citato prima.

Una volta completate le associazioni (potrai sempre e comunque tornare qui a modificarle) ricordati di fare clic sul pulsante “Salva” per confermarle.

Sincronizzazione dei contatti di NextLogic su Brevo

Premesso che quando parliamo di contatti intendiamo gli indirizzi email inseriti nell’anagrafica clienti di NextLogic, questa integrazione prevede 2 tipologie di sincronizzazione. Una massiva che semplicemente creerà o aggiornerà i contatti su Brevo in base all’indirizzo email e un’altra singola al salvataggio di un cliente in NextLogic.

La sincronizzazione è sempre unidirezionale e cioè da NextLogic a Brevo e non il contrario. Per cui se apporterai modifiche ai tuoi contatti su Brevo tali modifiche non saranno aggiornate in NextLogic. Questa è una scelta perché la nostra logica è che quello che fai su Brevo non deve essere fatto su NextLogic. Per cui tutte le informazioni che puoi gestire con NextLogic dovranno, come sempre, essere modificate e aggiornate direttamente nel gestionale. In questo modo quando si attiverà la sincronizzazione dei contatti Brevo riceverà gli aggiornamenti.

Mentre tutto quello che fai su Brevo, non dovrebbe riguardare direttamente NextLogic, non verrà mai modificato da NextLogic.

Per fare un esempio concreto possiamo dire che su NextLogic ho un cliente che si chiama “Ditta Rossi SPA” con l’indirizzo email “info@ditta-rossi-spa.it”. Sempre su NextLogic ho eseguito un associazione tra l’attributo di Brevo “NOME_AZIENDA” e il campo di NextLogic “Cliente”. Quando procederai con la sincronizzazione NextLogic invierà a Brevo un contatto con il nome azienda “Ditta Rossi SPA” con l’indirizzo email “info@ditta-rossi-spa.it”. 

A questo punto se modifichi su Brevo l’attributo “NOME_AZIENDA” NextLogic non lo saprà e alla prossima sincronizzazione il nome dell’azienda verrà sovrascritto nuovamente con “Ditta Rossi SPA”. Mentre se su Brevo hai previsto un attributo che non hai associato a nessun campo di NextLogic non verrà mai modificato.

Sincronizzazione massiva dei contatti

Per inviare tutti i contatti presenti in NextLogic su Brevo puoi fare clic sul pulsante “Carica i contatti su Brevo”. Questo permetterà al sistema di inviare tutti gli indirizzi email presenti sotto forma di contatti per Brevo con gli attributi compilati secondo le associazioni.

Verrano esclusi dall’invio tutti i clienti che hanno il flag attivo “Disattiva Newsletters” nell’anagrafica.

Sincronizzazione singola di un contatto

Per inviare un singolo contatto presente in NextLogic su Brevo basterà salvarlo nell’anagrafica clienti. Questo permetterà al sistema di inviare tutti gli indirizzi email presenti nel cliente salvato sotto forma di contatti per Brevo con gli attributi compilati secondo le associazioni.

Verrano esclusi dall’invio tutti i clienti che hanno il flag attivo “Disattiva Newsletters” nell’anagrafica.

Se vuoi vedere come creare o modificare un cliente in NextLogic puoi seguire la nostra guida Come creare un cliente in NextLogic