Come creare un fornitore in NextLogic

L’inserimento di un nuovo fornitore, pur essendo una delle operazioni più semplici, è fondamentale per una corretta gestione delle informazioni nel programma e per non avere problemi con l’importazione di fatture elettroniche. In questa guida ti spiego le informazioni base da inserire nell’anagrafica di un fornitore e come modificarle in caso di necessità.

Come aggiungere un nuovo fornitore

Per aggiungere un nuovo fornitore clicca sul menù “Archivi” e poi sulla voce “Fornitori“.

Nella schermata che si aprirà dovresti visualizzare l’elenco dei fornitori già inseriti. Per aggiungerne un altro clicca sul pulsante “Nuovo” nella barra dei pulsanti della parte alta di questa finestra.

Dopo aver cliccato sul pulsante “Nuovo” la finestra si allargherà e, nella parte destra, mostrerà una scheda con le caselle vuote in cui inserire i dati del fornitore.

Quali informazioni inserire

A questo punto nella parte destra della finestra “Anagrafica Fornitori“, troverai diverse schede sovrapposte dove inserire i dati del fornitore. Puoi passare da una scheda all’altra facendo un clic sulla linguetta superiore: “Anagrafica“, “Inf. commerciali“, “Inf. Fiscali“, “Categoria fornitore“, “Luoghi“, “Archivio Documenti“.

Come vedi in NextLogic è possibile gestire tante informazioni diverse di un fornitore. In questa guida per semplicità ti indico solo quelli che devi inserire obbligatoriamente:

Dati anagrafici (inserimento manuale)

Fai un clic (1) sulla scheda “Anagrafica“. Qui dovrai inserire (2) il nome del fornitore che sarà l’unico dato obbligatorio. Mentre l’indirizzo, i contatti telefonici o gli indirizzi email non sono necessari, ma possono esserti molto utili.

Dati anagrafici (inserimento automatico tramite partita IVA)

Dalla versione 22.38, Next Logic, può ottenere le informazioni anagrafiche di un cliente inserendo solo la partita IVA. Per utilizzare questa funzionalità è necessario iscriversi al servizio VatCheckAPI e ottenere una Api Key (una chiave per l’utilizzo del servizio).

Cosa posso fare con questo servizio?

• Puoi controllare la validità del formato del numero di una partita IVA appartanente alla comunità europea

• Puoi verificare che numero di una partita IVA, appartanente alla comunità europea, sia valido

• Recuperare le seguenti informazioni aziendali associate al numero di IVA, se disponibili:

  • Nome azienda
  • Indirizzo
  • Cap
  • Città

Come ottengo una API Key?

Per utilizzare VatCheckAPI, avrai bisogno di una API Key (una chiave che ti permette di utilizzare il servizio).

Segui questi passaggi per ottenerne una:

1. Vai su VatCheckAPI.

2. Clicca sul pulsante “Get Free API Key“.
   

3. Registrati al servizio inserendo un indirizzo email (puoi usare il tuo indirizzo email)
   

4. Scegli il piano del servizio a te più congeniale (puoi partire con quello gratuito)
   
   Il servizio gratuito comprendere 150 ricerche di partita IVA al mese. Nella maggior parte dei casi dovrebbe essere sufficiente per te. Ma nel caso ti servisse aumentare la disponibilità di ricerche puoi valutare i piani successivi

5. Compila i campi “Name” (1), “Password” (2) e “Confirm Password” (3). Apponi la spunta sulla voce “I agree …” (4) e clicca sul pulsante “Register” (5)
   
6. Una volta completata la fase di registrazione riceverai una mail di conferma con un link sul quale cliccare per confermare che sei realmente tu ad esserti registrato al servizio
   
7. Si aprirà una nuova scheda del tuo browser (il programma che usi di solito per navigare su internet) direttamente nell’area riservata del servizio appena attivato. Spostati sulla sezione “API Keys” e fai un clic sul pulsate con il simbolo della copia per copiare la chiave e tenerla in memoria
   

Come inserisco l’API Key in Next Logic?

Seguendo il passaggio precedente Come aggiungere un nuovo fornitore torna alla schermata vuota in cui inserire le informazioni anagrafiche in un nuovo cliente. Questa volta inserisci la partita iva del nuovo cliente che vuoi creare nella casella “Recupera dati da WEB” e premi invio sulla tastiera.

La prima volta che userai questo servizio Next Logic ti informerà che non è in possesso della chiave per poter utilizzare il servizio VatCheckAPI  invitandoti a visitare il sito web https://app.vatcheckapi.com/ per ottenerna una.

Se hai già effettuato i passaggi precedenti per registrarti al servizio puoi cliccare su “Annulla” altrimenti clicca sul pulsante “Si” e segui i passaggi descritti al punto precedente Come ottengo un’API Key

In entrambi i casi dovresti arrivare a questo punto con in memoria la chiave ottenuta dalla registrazione. In Next Logic dovresti avere la schermata pronta per poter inserire tale chiave.
Fai clic (1) nel campo per poterla inserire e poi con la tastiera premi i pulsanti CTRL e V insieme per incollare la chiave in memoria. A questo punto puoi fare clic sul pulsante “Conferma” per memorizzare la chiave.

Come ottengo le informazioni anagrafiche in automatico dall’inserimento di una partita iva?

Seguendo il passaggio precedente Come aggiungere un nuovo fornitore torna alla schermata vuota in cui inserire le informazioni anagrafiche in un nuovo cliente. Questa volta inserisci la partita iva del nuovo cliente che vuoi creare nella casella “Recupera dati da WEB” e premi invio sulla tastiera. Una volta elaborata la richiesta se la partita iva è stata censita dal servizio i suoi dati anagrafici saranno automaticamente inseriti nella schermata

Informazioni commerciali 

Fai un clic sulla scheda “Inf. Commerciali“. Qui dovrai inserire o scegliere tutte le informazioni relative ai pagamenti, ai trasporti e altre varie. Anche in questo caso puoi notare che il programma ti permette di gestire molte informazioni. Ma quelle fondamentali sono le condizioni di pagamento e le coordinate bancarie. Quest’ultime solo se gestirai la distinta effetti delle fatture con ricevuta bancaria per il fornitore che stai creando. Per impostare una condizione di pagamento, predefinita per questo fornitore, fai un clic sul menù a discesa accanto alla voce “Condizioni di pagamento“. Dall’elenco di condizioni disponibili fai un clic su quella che vuoi scegliere. Le informazioni relative alla banca vanno inserite nelle caselle sotto la voce “Coordinate bancarie“.

Informazioni fiscali 

Fai un clic sulla scheda “Inf. Fiscali“. Qui dovrai inserire obbligatoriamente la partita Iva e il codice fiscale del tuo fornitore. Senza queste informazioni non potrai associare fatture di acquisto verso questo fornitore.

In caso di fornitori esteri

Se non lo specifichi, NextLogic, imposterà il fornitore in automatico con nazionalità italiana. Nel caso si tratti di un fornitore estero è importante che specifichi in questa scheda anche la corretta nazionalità. Per far questo fai un clic nel menù a discesa sotto la voce “Nazionalità – Cod Stato estero (SIDI)“. Nell’elenco che apparirà fai un clic sulla nazionalità che vuoi scegliere.

Categoria fornitore

Da questa scheda puoi impostare il tipo di fornitore che stai inserendo. Se non lo specifichi NextLogic assegnerà automaticamente al fornitore il ruolo di “Fornitore di prodotti”, ma se stai inserendo per esempio un agente o un vettore dovrai cambiare la sua categoria di appartenenza facendo (1) un clic sulla scheda “Categoria fornitore” e uno (2) sul selettore, sotto la voce “Categoria fornitore” in corrispondenza del ruolo che vorrai assegnargli. Questo passaggio è fondamentale per poter veder apparire, per esempio in un documento di trasporto, questo fornitore tra i vettori disponibili.

Come salvare il fornitore

Dopo aver inserito tutte le informazioni, prima di uscire dalla finestra, ricordati di fare un clic sul pulsante “Registra” per confermare il salvataggio delle informazioni.

Come modificare i dati di un fornitore già inserito

Ricorda che non sei obbligato ad inserire i dati del fornitore in una sola volta, ma potrai tornare nella sua scheda ad aggiungere o rimuovere le informazioni quando ne avrai bisogno. Per far questo clicca sul menù “Archivi” e poi sulla voce “Fornitori“.

Nella finestra che si aprirà dovresti visualizzare l’elenco dei fornitori già inseriti. Una volta individuato il fornitore di cui vuoi modificare le informazioni fai clic due volte sul suo nome.

A questo punto nella parte destra della finestra “Anagrafica Fornitori“, troverai diverse schede sovrapposte dove inserire i dati del fornitore. Puoi passare da una scheda all’altra facendo un clic sulla linguetta superiore: “Anagrafica“, “Inf. commerciali“, “Inf. Fiscali“, “Categoria fornitore“, “Luoghi“, “Archivio Documenti“. Ricordati, dopo aver modificato le informazioni, di fare un clic sul pulsante “Registra” per confermare il salvataggio delle modifiche.