Questa guida si rivolge, principalmente, a chi usa il modulo di contabilità di NextLogic. Ti potrebbe capitare, stampando un registro IVA, di avere dei protocolli mancanti: letteralmente “un buco” nella numerazione progressiva delle fatture. Questa situazione non dovrebbe mai verificarsi, visto che la stampa dei registri IVA, essendo un documento fiscale, deve contenere la sequenza progressiva delle fatture.
Potresti però aver cancellato erroneamente una fattura dal programma e per questo motivo il programma ti segnala la mancanza di uno o più protocolli mancanti. Nei passaggi seguenti ti spiegherò quindi come trovare i protocolli mancanti e, in alcuni casi, come recuperarli. In questo modo, prima di contattare l’assistenza, puoi provare a controllare e correggere in autonomia la problematica, oppure farlo fare a qualcuno che si occupa della contabilità. In ogni caso, per una corretta gestione contabile, ti consiglio sempre di chiedere assistenza e guida al tuo consulente fiscale.
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Stampa dei registri IVA
Tutti i registri IVA del programma sono contenuti nella schermata Anagrafica e stampa Registri IVA. Quindi per stampare un registro IVA devi accedere a questa maschera cliccando sul menù “Contabilità“, poi sul sotto menù “Gestione IVA e Numeratori” e infine sulla voce “Registri IVA e Stampe“.
Nella schermata che si aprirà devi scegliere quale registro vuoi stampare. Per far questo, fai (1) doppio clic sulla riga corrispondente al registro scelto (ad esempio REGISTRO IVA ACQUISTI) e poi (2) un clic sul pulsante “Visualizza e Stampa Registro“.
Se nel registro scelto dovessero mancare uno o più protocolli il programma lo segnalerà con il messaggio d’errore “Errore! Mancano dei numeri di protocollo, verificare i movimenti relativi alle numerazioni mancanti”
Questo messaggio è molto importante perché ti impedirà di produrre una liquidazione IVA errata, oppure di stampare un registro IVA con protocolli mancanti. Puoi comunque visualizzare il registro, scelto, cliccando sul pulsante “Ok” del messaggio di errore.
Recuperare i protocolli mancanti
La mancanza di uno o più protocolli in un registro IVA non è da trascurare. Oltre ad essere una cosa errata, che comunque rende la tua gestione contabile disordinata, è anche fiscalmente non idonea, e potrebbe procurarti problemi in un’eventuale verifica fiscale. In NextLogic non dovrebbero mai esserci buchi nella numerazione progressiva delle fatture (soprattutto se si emettono e caricano con il sistema automatico). Se si tratta solo di un errore di inserimento (cioè hai cancellato una fattura dal programma) puoi semplicemente reinserirla. Ma se il protocollo manca veramente è sempre meglio chiedere conferma al consulente fiscale o commercialista. Ad ogni modo le possibili soluzioni variano a seconda che si tratti di protocolli IVA acquisti oppure protocolli IVA vendite. In entrambi i casi è necessario controllare prima il cartaceo. Prima di apportare correzioni bisogna verificare che non ci sia stata una dimenticanza, ovvero che la fattura ci sia e che non sia stata registrata. In poche parole devi essere sicuro che la fattura cartacea del protocollo mancante effettivamente non ci sia.
Come trovare un protocollo mancante
Come ho scritto qualche riga sopra, per stampare un registro IVA devi cliccare sul menù “Contabilità“, poi sul sotto menù “Gestione IVA e Numeratori” e infine sulla voce “Registri IVA e Stampe“. Nella schermata che si aprirà scegli quale registro stampare facendo doppio clic sulla riga corrispondente al registro scelto e poi un clic sul pulsante “Visualizza e Stampa Registro“. Se mancano uno o più protocolli devi cliccare sul pulsante “Ok” del messaggio di errore. Una volta aperta la finestra troverai indicati i numeri di protocollo mancanti in una colonna in basso.
Correggere il protocollo mancante in un registro di acquisto
Dopo aver verificato, con le copie cartacee del tuo archivio, effettivamente di aver saltato quel numero un modo per risolvere il problema potrebbe essere quello di cambiare il numero dell’ultimo protocollo registrato con quello mancante e ripetere l’operazione fino a che non hai recuperato tutti i numeri mancanti. Per far questo clicca due volte sull’ultimo protocollo per aprire la relativa registrazione di prima nota.
Nella schermata che si aprirà, con la registrazione di prima nota di quella fattura, (1) modifica il numero del protocollo che trovi nel campo “Assegnato” scrivendo al suo posto quello del protocollo mancante. Ricorda di correggere anche (2) il numero che trovi nel campo “Partita” e poi (3) clicca sul pulsante “Salva” per confermare l’operazione.
Dopo il salvataggio della registrazione di prima nota si aprirà la schermata delle scadenze. Visto che hai cambiato alcuni valori nella registrazione ti consiglio di salvare nuovamente le scadenze per aggiornare le informazioni anche nello scadenzario. In alternativa puoi cliccare semplicemente sul pulsante “Chiudi“.
Se tornando alla lista delle fatture non vengono più segnalati protocolli mancanti, il registro è corretto. Se continui a visualizzare protocolli mancanti devi ripetere l’operazione fino a che non ne risulteranno più. Una volta completate le correzioni è molto importante aggiornare il numeratore del registro corretto con l’ultimo numero di protocollo inserito. Per far questo dal menù “Contabilità“, clicca sul sotto menu “Gestione IVA e Numeratori” e poi sulla voce “Registri IVA e Stampe“. Fai (1) doppio clic sulla riga in corrispondenza del registro di cui devi aggiornare il numeratore. Nella parte destra della schermata che (2) cambia il valore nel campo “Numero ultimo di protocollo” inserendo, appunto, l’ultimo numero di protocollo che hai inserito nel registro IVA che hai corretto. Ricorda (3) di fare un clic sul pulsante “Salva” per confermare i cambiamenti.
Se il protocollo manca in un registro di vendita
Le cose sono un po’ più complicate se il o i protocolli mancanti sono in un registro IVA delle vendite. Soprattutto se le fatture successive sono già state inviate ai clienti o all’Agenzia delle Entrate. Si potrebbe optare per emettere una nuova fattura che recuperi quel numero, oppure, in accordo con il commercialista lasciare un buco e certificarlo in qualche modo nel registro IVA che si conserverà in azienda.
Verifiche al di fuori del programma
Sia che manchino dei protocolli nelle vendite che negli acquisti, è necessario controllare prima i registri cartacei nel tuo archivio aziendale. Ricorda che nel caso del registro acquisti, prima di sostituire il numero del protocollo mancante con quello dell’ultimo protocollo del registro, dovresti verificare che non ci sia stata una dimenticanza, ad esempio che la fattura ci sia ma che non sia stata registrata. Prima di modificare i numeri dei protocolli di un registro IVA devi essere sicuro che la fattura cartacea del protocollo mancante effettivamente non ci sia.
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