Come emettere una nota di accredito a cliente

Tra i vari documenti che è possibile generare con NexLogic ci sono le note di accredito a cliente. Come tutti gli altri tipi di movimento è possibile personalizzare questo movimento indicando cosa deve fare a livello contabile e nel magazzino. Di solito ti forniamo il programma con questa causale già inserita, ma nel caso non fosse disponibile la puoi creare direttamente tu. In questa guida ti spiego sia come emettere, appunto, una nota di accredito ma anche come creare la causale nel caso non fosse già presente.

Come verificare se è presente la causale di movimento “Nota di Accredito a cliente”

Prima di poter emettere una nota di accredito a cliente dovrai verificare se nel tuo NextLogic se è presente questa causale di movimento. Le causali di movimento in NextLogic sono quelle voci che vedi apparire nel menù a tendina nella parte alta della schermata da cui inserisci i documenti come le fatture. Dopo aver fatto un click sul questo menù prova a scorrerlo verso il basso per verificare, leggendo, se tra le voci è presente anche “Nota di accredito a cliente” o qualcosa di simile. Se non trovi nessuna voce riconducibile ad una nota di accredito passa al punto successivo di questa guida per scoprire come creare la nuova causale.

Come creare la causale di movimento Nota di Accredito a cliente (se non presente)

La nota di accredito è semplicemente una fattura al contrario. Per creare la causale di movimento “Nota di Accredito a Cliente” dovrai fare un click sulla voce “Configurazione Causali” che trovi nel menu “Impostazioni” nella schermata principale del programma.

In questo modo apparirà una schermata con la lista delle causali di movimento presenti nel programma già preconfigurate o create nel corso del tempo. Sono le stesse causali che trovi disponibili nella schermata di inserimento movimenti (come mostrato nel passaggio precedente di questa guida).

Nel caso in cui, in questa lista, non dovessi trovare la causale di movimento “Nota di accredito a cliente” potrai crearla inserendola da zero oppure clonando una causale già presente e modificando solo la parte che ti servirà.

Creazione della causale con inserimento da zero (metodo complicato)

Per poter creare una nuova causale dovrai fare un click sul pulsante “Nuovo” che trovi nella parte alta della schermata con la lista delle causali di movimento.

La schermata si predisporrà in modo tale da permetterti di impostare la configurazione che preferisci per il funzionamento della nuova causale che vuoi creare. Essendo una schermata abbastanza complessa e con molteplici configurazioni possibili, in questa guida ti mostro la compilazione solo dei campi necessari alla creazione della nuova causale “Nota di accredito a cliente“.

La prima cosa da inserire è la descrizione della causale (1), che serve solo a dare un nome alla causale di movimento e non influenza il funzionamento della stessa. Se gestisci la contabilità con NextLogic, devi impostare le contropartite per il fine documento (per gli sconti, le spese bancarie, le spese di trasporto e diritti sanitari) e le causali contabili. Ricorda di scegliere un registro IVA anche se non gestisci la contabilità (2).

Se vuoi anche stampare la nota di accredito dovrai associare la stampa predefinita (3) scegliendola tra quelle disponibili.

Se gestisci anche il magazzino dovrai selezionare la relativa causale (4), in questo caso “RETTIFICHE VARIE E CANCELLA“.

Dovrai poi scegliere il numeratore (5) da incrementare quando emetti una nota di accredito, in questo caso “Numeratore fatture di vendita“.

L’ultima cosa obbligatoria da impostare, per il funzionamento minimo della causale appena creata, è la scelta della tipologia di documento (6) che in questo caso sarà “Nota di accredito“.

Tutti gli altri elementi di questa maschera sono facoltativi e non strettamente necessari per il funzionamento della causale. Ricordati sempre prima di uscire di fare un click sul pulsante “Salva” per memorizzare le modifiche apportate.

Creazione della causale con clonazione (metodo semplice)

Il metodo più semplice per creare la causale “Nota di accredito a cliente” per emettere le note di accredito a clienti è quella di clonare la causale di movimento per le fatture e cambiare solo alcuni parametri. Per clonare una causale di movimento, sempre dalla stessa maschera vista nel passaggio precedente, dovrai fare due click sulla causale “Fattura di vendita” dalla lista delle causali di movimento.

Per clonare la causale fai un click sul pulsante “Duplica” (1). Questo ti permetterà di creare una nuova causale identica a questa ma con un codice diverso. Nel riquadro che apparirà dovrai inserire il nome della causale (2), ad esempio “Nota accredito” e poi dovrai fare un click sul pulsante “Procedi con la duplicazione” (3) per confermare la creazione della nuova causale.

A questo punto nell’elenco delle causali di movimento, nella parte sinistra della schermata, dovresti veder apparire la causale appena clonata. Andrà modificata per farla diventare, appunto, una nota di accredito. Per far questo dovrai fare doppio click, dall’elenco, sulla nuova causale (1) (es. “Nota di accredito” se l’hai chiamata così). Inoltre dovrai impostare la causale di magazzino (2) (in questo caso “RETTIFICHE VARIE E CANCELLA“), la causale contabile (3) (in questo caso “NOTE ACCREDITO A CLIENTI“) e la tipologia del documento (4) (in questo caso “Nota di accredito“).

Tutti gli altri elementi di questa maschera sono facoltativi e non strettamente necessari per il funzionamento della causale. Ricordati sempre prima di uscire di fare un click sul pulsante “Salva” per memorizzare le modifiche apportate.

Come emettere una nota di accredito verso un cliente

Tutte le causali di movimento, compresa questa appena creata, sono immediatamente disponibili per la creazione di nuovi documenti. Per procedere con l’emissione della nota di accredito puoi scegliere:

• se farlo manualmente inserendo tutte le voci che compongono la fattura che vuoi stornare;
• oppure se preferisci puoi clonare la fattura da stornare e salvarla in una nota di accredito.

Inserimento manuale di una nota di accredito (metodo complicato)

Una volta creata la causale “Nota di accredito a cliente” puoi utilizzarla inserendo un nuovo movimento dalla maschera “Inserimento movimenti” che trovi nel menu “Movimenti” dalla schermata principale del programma.

Nella schermata che si aprirà devi scegliere la causale di movimento, in questo caso “Nota di accredito a cliente” (oppure il nome che hai digitato durante la creazione o clonazione), e proseguire con l’inserimento di tutte le informazioni necessarie alla creazione del documento. L’utilizzo di questa parte del programma richiede che tu sappia già emettere un documento (come una fattura, ordine, ecc) con NextLogic pertanto in questa guida non spiegherò l’intero funzionamento della schermata “Inserimento movimenti”.

Puoi emettere manualmente una nota di accredito selezionando il cliente e inserendo tutte le voci della fattura che desideri stornare. Una volta scelto il cliente e inserito le voce che stornano la fattura, procedi con la stampa e/o il salvataggio della nota di accredito.

Inserimento automatico di una nota di accredito (metodo semplice)

Per emettere la nota di accredito in automatico, apri la fattura che vuoi stornare dall’elenco delle fatture che trovi nella maschera “Modifica movimenti“. L’utilizzo di questa parte del programma richiede che tu sappia già gestire i documenti con NextLogic pertanto in questa guida non spiegherò l’intero funzionamento della schermata “Modifica movimenti”.  Nella schermata che si aprirà, della fattura scelta, spostati nell’ultima scheda ” Riepilogo finale documento” (1). Apponi la spunta sulla voce “Clona documento” (2) e scegli la causale “Nota di accredito a cliente” dal menu che appare (3) . Infine dovrai fare un click sul pulsante “Applica” (4), appena sotto al menù dove sceglierai la causale di movimento per la nota di accredito, per confermare la scelta. L’ultimo passaggio sarà quindi il salvataggio della fattura aperta che permetterà la creazione automatica della nota di accredito intestata allo stesso cliente della fattura aperta. Non dovrai preoccuparti per la numerazione e la data perché ci penserà il programma ad impostare quelle corrette. L’unica cosa che dovrai ricordati sarà quella di salvare prima di uscire facendo un click sul pulsante “Salva e Stampa” (5).

Nota bene: Nel caso in cui una fattura sia già stata consegnata dallo SDI (Sistema Di Interscambio), non comparirà il bottone “Salva e Stampa”, ma solamente “Ristampa“.

Il corretto inserimento delle informazioni di una fattura e di una nota di accredito sono fondamentali per la fatturazione elettronica. In questa guida, per ragioni di sintesi, non sono stati presentati tutti i casi.